クラウドPBXを検討し始めると、さまざまなサービスが見つかります。
料金、機能、対応端末、電話番号、スマートフォン対応など、比較する項目も多いため、
「結局、何を基準に選べばいいの？」
「月額料金が安いサービスで問題ない？」
「機能が多いほうが安心？」
と迷う担当者もいるのではないでしょうか。
クラウドPBXは、単純に料金や機能数だけで比較するものではありません。
重要なのは、自社の現在の電話環境と、実際の電話対応の流れに合っているかという点です。
今回は、クラウドPBXを比較するときに確認したい7つのポイントを解説します。
クラウドPBXは「機能の多さ」だけで選ばない
クラウドPBXには、サービスによってさまざまな機能があります。
例えば、
- 内線通話
- 電話転送
- スマートフォン内線
- 着信履歴
- 録音
- IVR
- 営業時間設定
- 複数拠点対応
などです。
機能一覧を見ると、多機能なサービスほど魅力的に感じるかもしれません。
しかし、実際に利用しない機能が多ければ、導入しても十分に活用できません。
まずは、
「今の電話対応で何に困っているのか」
を整理することから始めましょう。
👉 「クラウドPBXを検討するタイミングは？電話環境を見直したい7つのサイン」
ポイント1｜現在の電話番号を利用できるか
最初に確認したいのが電話番号です。
長く利用している会社の代表番号は、Webサイト、名刺、パンフレット、取引先の連絡先など、さまざまな場所に登録されています。
クラウドPBXへ変更する際に電話番号まで変わると、取引先への案内や各種情報の変更が必要になります。
そのため、
- 現在の電話番号を継続できるか
- 利用できる番号の種類
- 新しい番号を取得する場合の条件
などを確認しましょう。
電話番号の継続可否は、現在の回線や番号、利用するサービスなどによって異なるため、導入前の確認が重要です。
ポイント2｜スマートフォンでどこまで電話対応できるか
クラウドPBXを検討する理由として多いのが、スマートフォンの活用です。
ただし、「スマホ対応」と書かれていても、利用できる機能はサービスによって異なります。
例えば、
- 会社番号への着信を受ける
- 会社番号で発信する
- 社員同士で内線通話する
- 別の社員へ電話を転送する
- 着信履歴を確認する
など、自社で必要な使い方ができるか確認しましょう。
特に営業担当者や外出の多い社員が利用する場合は、実際の業務を想定して確認することが大切です。
👉 「会社の電話番号はそのままでOK！スマホで会社番号を使うメリットと活用方法」
ポイント3｜固定電話機も併用できるか
クラウドPBXというと、
「固定電話をすべてスマートフォンに変える」
というイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、会社によっては固定電話機を残したほうが使いやすい場所もあります。
例えば、
- 受付
- 総務
- 電話対応が多い部署
- 共用スペース
などです。
そのため、
受付は固定電話、営業はスマートフォン
というように、端末を組み合わせられるか確認しておくとよいでしょう。
👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」
ポイント4｜必要な電話機能がそろっているか
次に、現在利用している電話機能を洗い出します。
特に確認しておきたいのが、日常的に利用している機能です。
例えば、
- 保留
- 転送
- 内線
- グループ着信
- 留守番電話
- 自動音声案内
- 通話録音
- 着信履歴
などがあります。
現在のビジネスフォンで当たり前に使っている機能でも、クラウドPBXではサービスや契約プランによって利用条件が異なる場合があります。
「導入してから必要な機能が使えないことに気付いた」ということを防ぐためにも、現在の利用状況を整理して比較しましょう。
ポイント5｜社員や拠点が増えたときに対応できるか
クラウドPBXは、現在の社員数だけで選ぶのではなく、今後の変化も考えることが重要です。
例えば、
「現在は社員20人だが、今後採用を増やす予定」
「来年、新しい営業所を開設する予定」
「テレワーク社員が増える可能性がある」
といったケースです。
確認したいのは、
- ユーザーを追加できるか
- 内線を追加できるか
- 新しい拠点を追加できるか
- 契約変更は簡単か
- 追加時にどのくらい費用がかかるか
といった点です。
企業の成長に合わせて電話環境も拡張できるか確認しておきましょう。
👉 「社員や拠点が増えたら電話環境はどうする？会社の成長に合わせた電話設備の見直し方」
ポイント6｜初期費用だけでなく月額費用まで比較する
クラウドPBXの料金を比較するときは、表示されている月額料金だけで判断しないことが重要です。
実際には、
- 初期費用
- 基本料金
- ユーザー料金
- 電話番号利用料
- 通話料金
- オプション料金
- 電話機などの端末費用
- 導入・設定費用
などが発生する場合があります。
例えば、基本料金が安くても、必要な機能をオプションで追加すると総額が高くなることも考えられます。
そのため、料金を比較するときは、
「自社が必要な構成にした場合の総額」
で確認しましょう。
👉 「電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？」
ポイント7｜導入後のサポート体制を確認する
電話は、企業にとって重要な連絡手段の一つです。
そのため、導入時だけでなく、利用開始後のサポートについても確認しておきましょう。
例えば、
- 初期設定をサポートしてもらえるか
- 電話機やアプリの設定方法を相談できるか
- トラブル時の問い合わせ方法
- 問い合わせ可能な時間
- 設定変更をどこまで依頼できるか
などです。
社内に電話設備やネットワークに詳しい担当者がいない企業ほど、サポート体制は重要な比較ポイントになります。
クラウドPBX比較前に作っておきたいチェックリスト
サービスを比較する前に、自社の条件を整理しておくと選びやすくなります。
例えば、次のような項目です。
□ 現在利用している電話番号
□ 電話を利用する社員数
□ 固定電話機の必要台数
□ スマートフォンで利用する人数
□ 必要な内線数
□ 必要な電話機能
□ 支店・営業所の数
□ 今後の社員・拠点増加予定
□ 月額費用の予算
□ 必要なサポート内容
この情報を整理したうえで複数のサービスを比較すると、「機能が多いか」ではなく「自社に合っているか」という視点で判断しやすくなります。
価格だけで選ぶと使いにくくなることも
クラウドPBXは毎月利用するサービスなので、料金はもちろん重要です。
しかし、月額料金の安さだけを優先して、
「今の電話番号が使えなかった」
「必要な転送方法に対応していなかった」
「スマートフォンでは希望する使い方ができなかった」
となれば、業務に影響する可能性があります。
逆に、必要以上に多機能なサービスを選ぶ必要もありません。
大切なのは、
必要な機能・使いやすさ・費用・サポートのバランス
を見ることです。
実際の電話対応を想定して比較しよう
サービス資料だけでは分かりにくい場合は、実際の電話対応をイメージして確認してみましょう。
例えば、
お客様から代表番号へ着信
↓
事務担当者が受電
↓
外出中の営業担当へ転送
↓
営業担当がスマートフォンで対応
この流れを実現したいのであれば、比較するクラウドPBXで同じ運用ができるかを確認します。
テレワークや複数拠点でも同様です。
機能名を見るだけではなく、**「誰が・どこで・どの端末を使って電話するのか」**まで具体的に考えることが、サービス選びのポイントです。
まとめ｜クラウドPBXは「自社の電話の使い方」で比較しよう
クラウドPBXを比較するときは、料金や機能数だけを見るのではなく、自社の電話環境に合っているかを確認することが重要です。
特に、
- 電話番号
- スマートフォン対応
- 固定電話との併用
- 必要な電話機能
- 拡張性
- 費用
- サポート
の7つは、導入前に確認しておきたいポイントです。
クラウドPBXは、企業によって最適な構成が異なります。
現在の電話設備や社員の働き方、今後の事業計画まで整理したうえで、自社に必要なサービスを比較しましょう。
自社に合うクラウドPBXが分からないときはご相談ください
クラウドPBXにはさまざまなサービスがあり、料金表や機能一覧だけを見ても、自社に必要な構成を判断しにくいことがあります。
「今の電話番号をそのまま使いたい」
「受付は固定電話を残して、営業だけスマホ化したい」
「複数拠点を一つの電話環境で管理したい」
「必要な機能と費用のバランスを確認したい」
このようなご要望があれば、お気軽にご相談ください。
現在の電話環境や実際の電話対応を確認しながら、必要な機能を整理し、自社の働き方に合ったクラウドPBXの構成をご提案します。
▶ 自社に合ったクラウドPBXについて相談する
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。