クラウドPBXの導入を検討するとき、
「今使っているFAXはそのまま利用できる？」
「固定電話を減らしてもFAX番号は残せる？」
「電話だけクラウド化して、FAXは今までどおり使いたい」
といった疑問を持つ企業担当者もいるのではないでしょうか。
クラウドPBXを導入すると、スマートフォンやPCで会社の電話を利用できるようになり、固定電話機の台数を減らせる場合があります。
しかし、電話とFAXは仕組みが異なるため、クラウドPBXに移行すればFAXもそのまま利用できるとは限りません。
特に、複合機でFAXを送受信している企業では、現在の電話回線やFAX番号、利用している機器の確認が必要です。
今回は、クラウドPBX導入後にFAXを利用する方法や、既存のFAX環境を残す場合の注意点、インターネットFAXの活用方法について解説します。
クラウドPBXでFAXは使える？
結論からいうと、クラウドPBXを導入しても、FAXを継続して利用することは可能です。
ただし、すべてのクラウドPBXでFAXを直接利用できるわけではありません。
クラウドPBXは、主に音声通話を管理するための仕組みです。
一方、一般的なFAXは、電話回線を使って画像データを送受信する仕組みです。
そのため、クラウドPBXのサービスや電話回線の種類によっては、従来のFAX機をそのまま接続できない場合があります。
FAXを継続する場合には、主に次の3つの方法が考えられます。
- 電話をクラウドPBXへ移行し、FAX回線は残す
- FAXに対応した回線や機器を利用する
- インターネットFAXへ移行する
それぞれの特徴を確認しましょう。
関連記事：オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説
方法1｜電話はクラウドPBX、FAXは既存回線を残す
最も分かりやすい方法の一つが、電話とFAXを分けて運用する方法です。
例えば、
会社の代表電話
→ クラウドPBXで運用
FAX番号
→ 既存のFAX回線で運用
という構成です。
この方法であれば、電話対応についてはスマートフォンやPCを活用しながら、FAXは従来の複合機で送受信を続けられます。
既存のFAX業務を変更しなくてよい
FAXを日常的に利用している企業では、業務の流れを大きく変更せずに済むことがメリットです。
例えば、取引先からFAXで注文書を受け取ったり、複合機から発注書を送信したりする業務を継続できます。
一方で、FAX用の回線契約や機器の維持費用が残るため、電話設備を完全にクラウド化できるわけではありません。
電話だけを先にクラウド化して、FAXの運用は後から見直すという段階的な移行方法も考えられます。
方法2｜FAXに対応した回線や機器を利用する
クラウドPBXとは別に、FAXに対応した光電話サービスや通信機器を利用する方法もあります。
ただし、ここで注意したいのがFAXの通信規格です。
一般的なFAXでは、G3やスーパーG3などの通信方式が利用されています。
利用する回線や複合機の組み合わせによっては、FAXの送受信が正常に行えない場合があります。
FAX機器の対応状況を確認する
現在使用しているFAX機や複合機が、移行後の回線に対応しているか、メーカーや回線提供事業者へ確認しましょう。
特に、
- FAX機器の型番
- FAX通信規格
- 現在の電話回線
- 移行後の回線
- 接続に必要な機器
などを確認することが重要です。
FAXが送信できても受信が不安定になる場合や、特定の送信先との通信で問題が発生する場合も考えられます。
実際の運用開始前には、送信と受信の両方をテストしておくと安心です。
方法3｜インターネットFAXへ移行する
FAX機を使い続ける必要がなければ、インターネットFAXを検討する方法もあります。
インターネットFAXとは、インターネットを利用してFAXを送受信するサービスです。
サービスによっては、受信したFAXをPDFファイルなどで確認したり、PCからFAXを送信したりできます。
従来のように、受信したFAXを必ず紙に印刷する必要がなくなるため、ペーパーレス化にもつながります。
インターネットFAXのメリット
主なメリットは次のとおりです。
- FAX機を設置するスペースを減らせる
- 受信したFAXをPCで確認できる
- 印刷用紙やトナーの使用を減らせる
- 複数の担当者でFAXを共有しやすい
- 外出先やテレワーク中でも確認できる場合がある
ただし、送受信できるファイル形式や保存期間、料金、番号の継続可否などはサービスによって異なります。
FAXの利用件数や取引先との運用を考えながら検討しましょう。
FAX番号はそのまま使える？
クラウドPBXへの移行を検討する際、特に重要なのがFAX番号の継続です。
会社のFAX番号は、名刺や請求書、契約書、取引先の登録情報などに利用されている場合があります。
そのため、番号が変更になると、取引先への案内や社内資料の修正が必要になります。
FAX番号を引き続き使いたい場合は、現在の番号が移行先のサービスで利用できるか、事前に確認しましょう。
電話番号とFAX番号を分けて確認する
例えば、代表電話番号はクラウドPBXへ移行できても、FAX番号は別の回線契約で維持する必要がある場合があります。
また、インターネットFAXへ移行する場合も、すべてのサービスで既存番号を引き継げるわけではありません。
番号を変更できない場合は、最初から番号継続に対応するサービスや運用方法を検討することが重要です。
関連記事：オフィス移転時の電話はどうする？電話番号・工事・クラウドPBXの確認ポイントを解説
電話とFAXを同じ番号で利用している場合は注意
企業によっては、電話とFAXを同じ番号で利用している場合があります。
例えば、複合機のFAX機能と電話機を同じ回線で運用しているケースです。
この場合、電話だけをクラウドPBXに移行しようとすると、現在の着信方法をそのまま維持できない可能性があります。
電話とFAXの振り分けは、利用する回線や機器の機能によって実現されています。
そのため、同じ番号を継続して利用したい場合には、移行先で同等の運用ができるか確認する必要があります。
場合によっては、電話番号とFAX番号を分けることも選択肢になります。
現在の電話番号がどの機器につながり、FAXをどのように受信しているのかを把握しておくことが重要です。
FAXを残すか、ペーパーレス化するかの判断ポイント
FAXを残すべきか、インターネットFAXへ移行すべきかは、企業の業務内容によって異なります。
例えば、FAXの利用件数が多く、紙での確認や社内処理が必要な企業では、従来の複合機を利用し続けるほうが運用しやすい場合があります。
一方、FAXの受信件数が少なく、受信後にPDF化して保存しているような企業では、インターネットFAXの導入によって業務を効率化できる可能性があります。
FAXの利用状況を整理する
次の項目を確認してみましょう。
| 確認項目 | 検討ポイント |
|---|---|
| FAXの送受信件数 | 毎日使うか、月に数件程度か |
| 紙の必要性 | 印刷して処理する必要があるか |
| 番号の継続 | 現在のFAX番号を変更できるか |
| 複合機の利用 | コピー・スキャンなども利用しているか |
| 社外からの確認 | 外出先やテレワークでもFAXを確認したいか |
| 費用 | 回線・機器・印刷費用を含めて比較したか |
FAXの利用頻度だけではなく、受信した後の業務まで考えることが大切です。
クラウドPBX導入前に確認したいFAX関連のチェックリスト
クラウドPBXを導入するときは、次の項目を確認しておくと安心です。
□ 現在FAXを利用しているか
□ FAX機・複合機の型番を把握しているか
□ FAXの回線契約を確認しているか
□ 電話とFAXで同じ番号を使っていないか
□ FAX番号を継続する必要があるか
□ 既存のFAX機器を利用し続けられるか
□ インターネットFAXへの移行を検討したか
□ 送受信テストを実施する予定があるか
□ FAXが利用できない期間の対応を決めているか
特に、FAXを取引先との重要な連絡手段として利用している場合は、移行期間中に送受信できなくならないよう注意が必要です。
FAXだけでなく周辺機器も確認しよう
電話設備を見直す場合、FAX以外の関連機器にも注意が必要です。
例えば、
- 複合機
- ドアホン
- 通報装置
- 決済端末
- 既存の電話回線を利用する設備
などが、現在の電話回線に接続されている場合があります。
これらの機器は、クラウドPBXへ移行しても、そのまま利用できるとは限りません。
電話のクラウド化を検討する際は、固定電話機だけではなく、現在の電話回線に何が接続されているのかを確認しておきましょう。
関連記事：クラウドPBX導入で失敗しないためには？よくある7つの失敗例と対策を解説
電話環境の見直しとFAXのペーパーレス化を同時に進めるメリット
クラウドPBXの導入は、企業の電話環境全体を見直すきっかけになります。
例えば、
電話対応
固定電話中心から、スマートフォンやPCを活用した柔軟な電話環境へ
FAX対応
紙の受信から、PDFでの確認・共有へ
情報共有
個人の電話メモや紙のFAXから、チームで確認できる情報管理へ
というように、それぞれの業務を改善することが考えられます。
ただし、すべての設備を一度に変更する必要はありません。
電話はクラウドPBXへ移行し、FAXは既存環境を残したうえで、必要に応じて段階的に見直す方法もあります。
関連記事：電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？
まとめ｜FAXの利用状況に合わせて電話環境を見直そう
クラウドPBXを導入しても、FAXを継続して利用することは可能です。
ただし、クラウドPBXにFAX機をそのまま接続できるとは限らないため、回線や機器、番号の確認が必要です。
FAXの運用方法としては、
- 既存のFAX回線を残す
- FAXに対応した回線や機器を利用する
- インターネットFAXへ移行する
といった選択肢があります。
どの方法が適しているかは、FAXの利用件数や番号の継続、紙での運用の必要性などによって異なります。
クラウドPBXを導入することと、FAXを廃止することは別の問題です。
電話とFAXの両方を整理し、自社の業務に合った電話環境を検討しましょう。
電話とFAXを含めた通信環境の見直しを検討しませんか？
「クラウドPBXを導入したいけれど、FAXは残したい」
「現在の電話番号やFAX番号を変更したくない」
「固定電話機を減らしながら、必要な通信設備は維持したい」
「電話設備の更新を機に、FAXのペーパーレス化も検討したい」
このような課題がある場合は、まず現在の電話回線や利用機器を確認することが大切です。
クラウドPBXへの移行では、電話機の台数やスマートフォンの利用だけでなく、FAXなどの周辺設備も含めた検討が必要になります。
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。