「社員一人ひとりのデスクに固定電話を置く必要はあるのだろうか？」
スマートフォンやWeb会議、ビジネスチャットが普及した現在、このような疑問を持つ企業も増えているのではないでしょうか。
以前は、オフィスのデスクに固定電話機が並んでいる光景が一般的でした。しかし、外出やテレワークなど働く場所が多様化したことで、固定電話中心の電話環境が実際の働き方に合わなくなっているケースもあります。
そこで検討したいのが、固定電話を完全になくす、あるいは必要な台数だけ残して減らすという方法です。
この記事では、オフィスの固定電話を減らすメリットや注意点、クラウドPBXを活用した新しい電話環境について解説します。
オフィスの固定電話は本当になくせる？
結論からいうと、業務内容や電話の利用状況によっては、固定電話機を大幅に減らすことは可能です。
例えばクラウドPBXを利用すると、スマートフォンやパソコンなどを電話端末として利用できるため、必ずしも社員一人につき1台の固定電話機を用意する必要はありません。
ただし、「固定電話をなくす＝会社の電話番号をなくす」という意味ではありません。
電話環境の構成やサービスによっては、現在利用している会社番号を維持しながら、受電する端末をスマートフォンなどへ変更できる場合があります。
👉 「会社の電話番号はそのままでOK！スマホで会社番号を使うメリットと活用方法」
固定電話を減らすメリット
1．電話機や設備のコストを抑えやすい
固定電話機を多数設置する場合、端末代だけでなく、PBXや配線、保守などにも費用が発生します。
必要な固定電話機を減らすことで、設備にかかるコストを見直せる可能性があります。
特にビジネスフォンの更新時期を迎えている企業では、「同じ台数をそのまま買い替える必要があるのか」を一度検討してみるとよいでしょう。
👉 「電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？」
2．レイアウト変更がしやすくなる
従来のビジネスフォンでは、席替えやレイアウト変更に伴って電話機の移設や配線変更が必要になる場合があります。
スマートフォンやクラウドPBXを活用すれば、物理的な電話配線への依存を減らせるため、オフィスレイアウトを変更しやすくなります。
フリーアドレスを導入している企業との相性も良いでしょう。
3．外出先やテレワークでも電話対応できる
固定電話は基本的に設置されている場所で利用します。
そのため、営業担当者が外出していたり、社員が在宅勤務をしていたりすると、会社にかかってきた電話への対応が難しくなります。
スマートフォンを電話端末として利用できれば、場所に縛られず電話対応しやすくなります。
4．電話の取り次ぎを減らせる
固定電話中心のオフィスでは、
「○○さんに電話です」
「現在外出しております」
「戻りましたら折り返します」
といった取り次ぎが頻繁に発生します。
スマートフォンを内線として利用し、担当者が直接対応できる環境を整えれば、取り次ぎ業務そのものを減らせる可能性があります。
👉 「電話の取り次ぎ業務を効率化するには？中小企業が見直したい電話対応の改善ポイント」
固定電話を完全になくす必要はない
ここで重要なのは、「固定電話は古いからすべて廃止すべき」ということではありません。
業務によっては固定電話機を残した方が使いやすい場合もあります。
例えば、
- 受付
- 総務
- 代表電話担当
- 共用スペース
- 電話対応が多い部署
などでは、固定電話機の方が業務に適していることもあります。
一方で、外出の多い営業担当者やテレワークを行う社員にはスマートフォンを利用するなど、役割に応じて端末を使い分ける方法もあります。
「全部残す」「全部なくす」の二択ではなく、必要な場所に必要な端末を配置することがポイントです。
固定電話を減らす前に確認したいこと
固定電話の削減を検討する場合は、現在の利用状況を確認しましょう。
まず、「誰がどのくらい電話を使っているのか」を把握します。
ほとんど電話を使わない社員にも固定電話機を設置しているのであれば、端末数を見直せる可能性があります。
また、
- 代表電話を誰が受けるのか
- スマートフォンでどこまで対応するのか
- 現在の電話番号を継続できるか
- FAXなど電話回線を利用する設備があるか
- 緊急時の電話対応をどうするか
といった点も確認しておく必要があります。
単純に電話機を撤去するのではなく、現在の電話業務を整理してから新しい運用を設計することが重要です。
クラウドPBXなら「固定電話＋スマホ」も選べる
クラウドPBXというと、「すべてスマートフォンにするシステム」と思われることがありますが、必ずしもそうではありません。
サービスや構成によっては、
- 受付は固定電話
- 営業担当はスマートフォン
- テレワーク社員はスマートフォンやPC
- 管理部門は固定電話とスマートフォンを併用
といった運用も可能です。
つまり、固定電話をゼロにすることが目的ではなく、働き方に合わせて電話端末を最適化することが重要なのです。
電話設備の更新時期は見直しのチャンス
特に電話設備の老朽化や保守終了によってビジネスフォンの更新を予定している企業は、電話環境全体を見直す良いタイミングです。
従来と同じ台数の電話機やPBXをそのまま入れ替える前に、
「本当にこの台数が必要なのか」
「スマートフォンへ切り替えられる社員はいないか」
「電話の取り次ぎを減らせないか」
を確認してみましょう。
👉 「ビジネスフォンの更新時期はいつ？買い替え・クラウドPBX移行を検討するタイミングを解説」
設備更新と同時に運用も見直すことで、今後の働き方に適した電話環境を構築しやすくなります。
まとめ｜固定電話の「台数」から電話環境を見直してみよう
スマートフォンやクラウドサービスが普及した現在、すべての社員に固定電話機が必要とは限りません。
固定電話を減らすことで、設備コストや配線の負担を抑えたり、レイアウト変更やテレワークに対応しやすくなったりする可能性があります。
一方で、受付や電話対応の多い部署など、固定電話機を残した方が便利な場所もあります。
大切なのは「固定電話をなくすこと」ではなく、現在の業務に合わせて電話環境を最適化することです。
固定電話、本当に今の台数が必要ですか？
ビジネスフォンの更新を機に、これまでと同じ電話環境をそのまま入れ替える必要はありません。
クラウドPBXを活用すれば、固定電話を必要な場所だけに残しながら、スマートフォンを内線として活用するなど、企業の働き方に合わせた電話環境を構築できます。
「固定電話の台数を減らしたい」
「スマートフォンを業務電話として活用したい」
「設備更新と一緒に電話運用も見直したい」
そんな企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
現在の電話設備や利用状況を確認しながら、無理なく移行できる電話環境をご提案いたします。
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。