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会社の成長に伴い、社員の増員や新しい営業所・支店の開設が必要になることがあります。

そのとき意外と後回しになりやすいのが「電話環境」です。

「新入社員の電話機を追加したい」
「内線番号が足りなくなってきた」
「新しい営業所でも代表電話を受けられるようにしたい」
「拠点間の電話をもっと簡単にしたい」

このような課題が出てきたとき、従来型のビジネスフォンでは電話機の追加だけでなく、PBXの容量確認や配線工事などが必要になる場合があります。

社員や拠点が今後も増える可能性がある企業では、現在必要な電話機の数だけでなく、将来の拡張性まで考えて電話環境を選ぶことが重要です。

この記事では、社員や拠点が増えたときに確認したい電話環境のポイントと、クラウドPBXを活用するメリットについて解説します。

社員が増えたら電話機を追加するだけでいい？

社員が増えた場合、まず思い浮かぶのが固定電話機の増設でしょう。

しかし、従来型のビジネスフォンでは、単純に電話機を購入して接続すれば使えるとは限りません。

ビジネスフォンはPBXや主装置によって電話機や内線を管理しているため、現在使用している設備が追加する端末数に対応できるか確認する必要があります。

場合によっては、

• PBX・主装置の増設
• ユニットの追加
• 電話配線工事
• 内線番号の設定
• 電話機の追加購入

などが必要になることもあります。

数名程度の増員でも、電話設備の状況によっては想定以上の作業やコストが発生する可能性があります。

「全員に固定電話」が必要かも確認しよう

社員が増えると、「人数分の電話機を追加しなければ」と考えがちです。

しかし、本当に全社員へ固定電話機が必要でしょうか。

例えば、

• 電話対応が多い事務担当
• 外出が多い営業担当
• 在宅勤務を行う社員
• 電話をほとんど利用しない職種

では、電話の使い方が大きく異なります。

受付や事務部門には固定電話を配置し、外出の多い社員にはスマートフォンを利用するなど、働き方に応じて端末を分ける方法もあります。

👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」

社員数ではなく、実際の電話利用状況を基準に必要な端末数を考えることがポイントです。

拠点が増えると電話環境はさらに複雑になる

新しい営業所や支店を開設する場合は、社員の増員以上に確認する項目が増えます。

例えば、

• 新拠点の電話番号
• 電話回線
• PBX・電話機
• 内線番号
• 拠点間通話
• 代表電話の受電方法

などです。

拠点ごとに独立した電話設備を設置すると、それぞれの拠点で設備管理や保守が必要になる場合があります。

拠点数が増えるほど、電話環境全体の管理も複雑になりやすくなります。

拠点ごとに代表電話を持つべき？

新しい営業所を開設するとき、「拠点ごとに電話番号を持つべきか」「本社の代表番号を共通で利用するか」も検討ポイントです。

これは企業の業務内容や顧客対応によって異なります。

地域ごとに問い合わせを受ける企業であれば、拠点別の電話番号が便利な場合があります。

一方で、問い合わせ窓口を本社に集約している企業であれば、一つの代表番号を複数拠点で対応する方法も考えられます。

重要なのは、電話設備に合わせて運用を決めるのではなく、どのような顧客対応をしたいかを先に決めることです。

拠点間の電話取り次ぎも課題になりやすい

拠点が増えると、

「その担当者は大阪支店にいます」
「東京本社へ電話をかけ直してください」

といった対応が発生することがあります。

お客様に別の番号へかけ直してもらうのは負担になりますし、社員側でも電話の取り次ぎに手間がかかります。

拠点をまたいで内線転送できる環境があれば、本社で受けた電話を別拠点の担当者へつなぐといった運用もしやすくなります。

👉 「内線とは？外線との違いや仕組みをわかりやすく解説｜中小企業に最適な電話環境とは」

クラウドPBXなら社員・拠点の増減に対応しやすい

社員数や拠点数が変わりやすい企業では、クラウドPBXが選択肢になります。

クラウドPBXはPBX機能をクラウド上で利用するため、従来型の設備と比べて端末や内線の追加・変更に柔軟に対応しやすいことが特徴です。

社員の増員に対応しやすい

新しい社員が入社した場合も、サービスの仕様に応じてアカウントや内線を追加できます。

スマートフォンを内線端末として利用すれば、新しい固定電話機を設置せずに対応できるケースもあります。

複数拠点をまとめて管理しやすい

本社、支店、営業所などでクラウドPBXを利用することで、離れた場所にいる社員を同じ電話環境で管理しやすくなります。

拠点間を内線化できる

複数拠点の社員同士を内線でつなげれば、拠点の場所を意識せずに連絡できる環境を構築できます。

組織変更にも対応しやすい

部署異動や席替えなどが発生した場合も、物理的な電話配線への依存を減らすことで変更作業を簡素化しやすくなります。

電話設備は「現在の人数」だけで選ばない

電話環境を導入するときに注意したいのが、現在の社員数だけを基準に設備を選んでしまうことです。

例えば現在20名の会社でも、

「来年は30名になる予定」
「新しい営業所を開設する予定」
「採用を強化している」

という状況であれば、将来的な増員を考えておく必要があります。

逆に、テレワークの増加や業務内容の変更によって、固定電話機が今より少なくて済む可能性もあります。

電話設備を選ぶ際は、現在必要な台数＋将来の変化という視点を持つことが重要です。

拠点追加時に確認したいチェックポイント

新しい拠点や社員を追加する場合は、次のような点を確認しましょう。

• 新しい電話番号が必要か
• 現在の代表番号を共有するか
• 必要な内線数
• 固定電話機の必要台数
• スマートフォンを利用する社員
• 拠点間の内線が必要か
• 電話の取り次ぎ方法
• 着信履歴の共有方法
• 今後さらに拠点が増える可能性

これらを整理しておくことで、現在だけでなく将来にも対応しやすい電話環境を検討できます。

電話コストも拠点単位ではなく全社で考える

拠点が増えるたびにPBXや電話機を設置していると、設備費だけでなく保守や管理の負担も増えていきます。

電話環境を見直す際は、

「この営業所はいくらかかるか」

だけではなく、

「会社全体の電話環境にどれだけコストがかかっているか」

という視点で考えることも大切です。

👉 「電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？」

設備費、通信費、工事費、保守費、管理負担まで含めて比較すると、最適な選択肢を判断しやすくなります。

まとめ｜会社の成長に合わせて電話環境も変えよう

社員や拠点が増えることは、企業にとって大きな成長のタイミングです。

一方で、従来の電話環境をそのまま拡張し続けると、設備や配線が複雑になったり、管理コストが増えたりする可能性があります。

社員が増えたから固定電話機を増やす、拠点が増えたからPBXを追加する、と単純に考えるのではなく、

「誰が電話を使うのか」
「どこで電話を受けるのか」
「今後どこまで会社が拡大するのか」

まで考えて電話環境を設計することが重要です。

会社の成長に合わせられる電話環境へ

社員の増員や新拠点の開設では、電話環境にも柔軟性が求められます。

クラウドPBXなら、スマートフォンの内線化や複数拠点の連携などを活用し、会社の変化に合わせた電話環境を構築できます。

「社員が増えるので電話機を追加したい」
「新しい営業所の電話環境を整えたい」
「複数拠点の電話をまとめて管理したい」
「今後の事業拡大を考えて電話設備を見直したい」

そんな企業様は、お気軽にご相談ください。

現在の社員数や拠点構成だけでなく、今後の事業計画も踏まえながら、拡張しやすい電話環境をご提案いたします。

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オフィスを移転する際、忘れてはいけないのが「電話環境」の準備です。

物件の契約や引っ越し、インターネット回線の手配などに目が向きやすい一方で、

「今の電話番号はそのまま使える？」
「電話工事はいつ依頼すればいい？」
「移転当日に電話が使えなかったらどうしよう」

と、直前になって電話の問題に気付くケースもあります。

会社の代表電話は、お客様や取引先との重要な連絡手段です。移転によって電話がつながらない期間が発生すると、問い合わせや商談の機会を逃してしまう可能性もあります。

また、オフィス移転は単に電話設備を移設するだけではなく、現在の電話環境そのものを見直す良いタイミングでもあります。

この記事では、オフィス移転時に確認しておきたい電話番号や工事、設備のポイントと、クラウドPBXへ移行するメリットについて解説します。

オフィス移転で電話について確認したいこと

移転が決まったら、できるだけ早い段階で現在の電話環境を整理しましょう。

確認したいのは、主に次のような内容です。

• 現在使用している電話番号
• 契約している電話回線
• ビジネスフォンの台数
• PBX・主装置の種類
• FAXの利用状況
• 保守契約
• 新オフィスで必要になる電話機の台数

特に長年同じオフィスを利用している企業では、電話設備や契約内容を正確に把握できていないケースもあります。

まずは「現在どのような電話環境を使っているのか」を整理することから始めましょう。

現在の電話番号は移転後も使える？

オフィス移転で特に気になるのが、現在の電話番号をそのまま利用できるかどうかです。

電話番号を継続できるかは、利用している回線や番号の種類、移転先のエリアなどによって異なります。

そのため、移転先が決まった段階で、現在契約している通信事業者や電話サービス提供会社へ確認しておくことが重要です。

電話番号が変わる場合は、

• 取引先への案内
• Webサイト
• 名刺
• 会社案内
• 契約書類
• 各種登録情報

などの変更も必要になります。

番号変更に伴う作業は意外と多いため、早めに確認しておきましょう。

電話工事のスケジュールにも注意

従来型のビジネスフォンを新しいオフィスでも使用する場合、電話回線やPBX、電話機などの移設・設置工事が必要になることがあります。

移転直前に手配すると、希望日に工事できない可能性もあります。

特にオフィス移転が集中する時期は、回線工事の日程調整に時間がかかることも考えられます。

「引っ越してから電話設備を準備する」のではなく、移転計画と並行して電話環境も準備することが大切です。

今のビジネスフォンをそのまま移設するべき？

移転時には、

「現在使っているビジネスフォンをそのまま新しいオフィスへ持っていく」

という選択肢もあります。

しかし、設備が古くなっている場合は注意が必要です。

せっかく移設費用をかけても、数年後にPBXや電話機の更新が必要になれば、再び設備投資や工事が発生する可能性があります。

そのため、

• 使用年数
• 故障状況
• 保守期間
• 今後の社員数
• 電話機の必要台数

などを確認し、移設する価値があるか検討しましょう。

👉 「ビジネスフォンの更新時期はいつ？買い替え・クラウドPBX移行を検討するタイミングを解説」

オフィス移転は電話環境を見直すチャンス

オフィス移転では、デスク配置やネットワーク、働き方なども見直すことが多いでしょう。

電話についても同様です。

例えば現在、

「社員全員に固定電話機がある」
「電話の取り次ぎが多い」
「外出中は会社の電話に出られない」

といった状況であれば、新しいオフィスでも同じ環境を再現する必要があるのか考えてみましょう。

固定電話機を減らし、スマートフォンを活用する方法もあります。

👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」

移転をきっかけに電話運用そのものを見直せば、設備だけでなく日々の業務も効率化できる可能性があります。

移転を機にクラウドPBXへ移行するメリット

オフィス移転は、クラウドPBXへの切り替えを検討しやすいタイミングでもあります。

電話設備をシンプルにできる

クラウドPBXでは、従来型PBXのように社内へ大規模な主装置を設置しない構成が可能です。

新しいオフィスへ既存PBXを移設したり、新しいPBXを設置したりする必要性を減らせます。

レイアウト変更に対応しやすい

固定電話機や配線への依存を減らすことで、デスクの配置変更やフリーアドレスにも対応しやすくなります。

スマートフォンを内線として活用できる

社員のスマートフォンを内線端末として活用できれば、外出先やテレワークでも会社の電話環境を利用できます。

将来の移転や拠点追加にも対応しやすい

事業拡大によって拠点が増えたり、再びオフィスを移転したりする場合でも、柔軟に電話環境を変更しやすいこともクラウドPBXのメリットです。

移転当日の「電話がつながらない」を防ぐ

オフィス移転では、業務を止めないことも重要です。

特に代表電話が長時間つながらなくなると、顧客対応に影響する可能性があります。

移転前には、

• 旧オフィスでいつまで電話を受けるか
• 新オフィスではいつから受電できるか
• 切り替え中の着信をどうするか
• 担当者のスマートフォンで対応できるか
• 取引先への案内が必要か

などを確認しておきましょう。

電話の切り替え日だけでなく、移転前後の電話対応をどう継続するかまで計画することがポイントです。

👉 「電話の取りこぼしが売上損失につながる？企業が見直したい電話対応のポイント」

オフィス移転前に作っておきたい電話チェックリスト

移転準備では、次の項目を確認しておくと安心です。

• 現在の電話番号を確認
• 番号を継続できるか確認
• 電話回線の契約内容を確認
• PBX・電話機の移設可否を確認
• FAXなど関連設備を確認
• 新オフィスの必要台数を決定
• 工事・切り替え日を調整
• 移転中の受電方法を決定
• 番号変更時の案内先を整理

担当者とスケジュールを決め、インターネットや社内ネットワークの準備とあわせて進めるとよいでしょう。

まとめ｜オフィス移転は電話環境を「そのまま移す」だけではない

オフィス移転では、電話番号や回線、PBX、電話機、工事スケジュールなど、確認すべき項目が数多くあります。

現在の設備をそのまま移設する方法もありますが、電話設備が老朽化していたり、働き方が変わっていたりする場合は、電話環境そのものを見直す良い機会です。

固定電話機の台数を減らしたり、スマートフォンを内線として活用したり、クラウドPBXへ移行したりすることで、新しいオフィスに適した電話環境を構築できます。

「今までこうだったから」ではなく、これからの働き方を基準に電話環境を考えてみましょう。

オフィス移転を、電話環境を見直すきっかけに

オフィス移転では、電話設備を移設するだけでなく、今後の働き方に合わせた電話環境を設計することが重要です。

「現在の電話番号を使い続けたい」
「電話工事や設備をできるだけシンプルにしたい」
「移転を機にクラウドPBXへ切り替えたい」
「固定電話を減らしてスマホを活用したい」

このようなご要望がありましたら、お気軽にご相談ください。

現在の電話環境や新オフィスでの運用方法を確認しながら、スムーズな移転とその後の業務効率化につながる電話環境をご提案いたします。

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「社員一人ひとりのデスクに固定電話を置く必要はあるのだろうか？」

スマートフォンやWeb会議、ビジネスチャットが普及した現在、このような疑問を持つ企業も増えているのではないでしょうか。

以前は、オフィスのデスクに固定電話機が並んでいる光景が一般的でした。しかし、外出やテレワークなど働く場所が多様化したことで、固定電話中心の電話環境が実際の働き方に合わなくなっているケースもあります。

そこで検討したいのが、固定電話を完全になくす、あるいは必要な台数だけ残して減らすという方法です。

この記事では、オフィスの固定電話を減らすメリットや注意点、クラウドPBXを活用した新しい電話環境について解説します。

オフィスの固定電話は本当になくせる？

結論からいうと、業務内容や電話の利用状況によっては、固定電話機を大幅に減らすことは可能です。

例えばクラウドPBXを利用すると、スマートフォンやパソコンなどを電話端末として利用できるため、必ずしも社員一人につき1台の固定電話機を用意する必要はありません。

ただし、「固定電話をなくす＝会社の電話番号をなくす」という意味ではありません。

電話環境の構成やサービスによっては、現在利用している会社番号を維持しながら、受電する端末をスマートフォンなどへ変更できる場合があります。

👉 「会社の電話番号はそのままでOK！スマホで会社番号を使うメリットと活用方法」

固定電話を減らすメリット

1．電話機や設備のコストを抑えやすい

固定電話機を多数設置する場合、端末代だけでなく、PBXや配線、保守などにも費用が発生します。

必要な固定電話機を減らすことで、設備にかかるコストを見直せる可能性があります。

特にビジネスフォンの更新時期を迎えている企業では、「同じ台数をそのまま買い替える必要があるのか」を一度検討してみるとよいでしょう。

👉 「電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？」

2．レイアウト変更がしやすくなる

従来のビジネスフォンでは、席替えやレイアウト変更に伴って電話機の移設や配線変更が必要になる場合があります。

スマートフォンやクラウドPBXを活用すれば、物理的な電話配線への依存を減らせるため、オフィスレイアウトを変更しやすくなります。

フリーアドレスを導入している企業との相性も良いでしょう。

3．外出先やテレワークでも電話対応できる

固定電話は基本的に設置されている場所で利用します。

そのため、営業担当者が外出していたり、社員が在宅勤務をしていたりすると、会社にかかってきた電話への対応が難しくなります。

スマートフォンを電話端末として利用できれば、場所に縛られず電話対応しやすくなります。

4．電話の取り次ぎを減らせる

固定電話中心のオフィスでは、

「○○さんに電話です」
「現在外出しております」
「戻りましたら折り返します」

といった取り次ぎが頻繁に発生します。

スマートフォンを内線として利用し、担当者が直接対応できる環境を整えれば、取り次ぎ業務そのものを減らせる可能性があります。

👉 「電話の取り次ぎ業務を効率化するには？中小企業が見直したい電話対応の改善ポイント」

固定電話を完全になくす必要はない

ここで重要なのは、「固定電話は古いからすべて廃止すべき」ということではありません。

業務によっては固定電話機を残した方が使いやすい場合もあります。

例えば、

• 受付
• 総務
• 代表電話担当
• 共用スペース
• 電話対応が多い部署

などでは、固定電話機の方が業務に適していることもあります。

一方で、外出の多い営業担当者やテレワークを行う社員にはスマートフォンを利用するなど、役割に応じて端末を使い分ける方法もあります。

「全部残す」「全部なくす」の二択ではなく、必要な場所に必要な端末を配置することがポイントです。

固定電話を減らす前に確認したいこと

固定電話の削減を検討する場合は、現在の利用状況を確認しましょう。

まず、「誰がどのくらい電話を使っているのか」を把握します。

ほとんど電話を使わない社員にも固定電話機を設置しているのであれば、端末数を見直せる可能性があります。

また、

• 代表電話を誰が受けるのか
• スマートフォンでどこまで対応するのか
• 現在の電話番号を継続できるか
• FAXなど電話回線を利用する設備があるか
• 緊急時の電話対応をどうするか

といった点も確認しておく必要があります。

単純に電話機を撤去するのではなく、現在の電話業務を整理してから新しい運用を設計することが重要です。

クラウドPBXなら「固定電話＋スマホ」も選べる

クラウドPBXというと、「すべてスマートフォンにするシステム」と思われることがありますが、必ずしもそうではありません。

サービスや構成によっては、

• 受付は固定電話
• 営業担当はスマートフォン
• テレワーク社員はスマートフォンやPC
• 管理部門は固定電話とスマートフォンを併用

といった運用も可能です。

つまり、固定電話をゼロにすることが目的ではなく、働き方に合わせて電話端末を最適化することが重要なのです。

電話設備の更新時期は見直しのチャンス

特に電話設備の老朽化や保守終了によってビジネスフォンの更新を予定している企業は、電話環境全体を見直す良いタイミングです。

従来と同じ台数の電話機やPBXをそのまま入れ替える前に、

「本当にこの台数が必要なのか」
「スマートフォンへ切り替えられる社員はいないか」
「電話の取り次ぎを減らせないか」

を確認してみましょう。

👉 「ビジネスフォンの更新時期はいつ？買い替え・クラウドPBX移行を検討するタイミングを解説」

設備更新と同時に運用も見直すことで、今後の働き方に適した電話環境を構築しやすくなります。

まとめ｜固定電話の「台数」から電話環境を見直してみよう

スマートフォンやクラウドサービスが普及した現在、すべての社員に固定電話機が必要とは限りません。

固定電話を減らすことで、設備コストや配線の負担を抑えたり、レイアウト変更やテレワークに対応しやすくなったりする可能性があります。

一方で、受付や電話対応の多い部署など、固定電話機を残した方が便利な場所もあります。

大切なのは「固定電話をなくすこと」ではなく、現在の業務に合わせて電話環境を最適化することです。

固定電話、本当に今の台数が必要ですか？

ビジネスフォンの更新を機に、これまでと同じ電話環境をそのまま入れ替える必要はありません。

クラウドPBXを活用すれば、固定電話を必要な場所だけに残しながら、スマートフォンを内線として活用するなど、企業の働き方に合わせた電話環境を構築できます。

「固定電話の台数を減らしたい」
「スマートフォンを業務電話として活用したい」
「設備更新と一緒に電話運用も見直したい」

そんな企業様は、ぜひ一度ご相談ください。

現在の電話設備や利用状況を確認しながら、無理なく移行できる電話環境をご提案いたします。

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