社員の増員や新しい支店・営業所の開設は、企業にとって成長を実感できるタイミングです。
一方で、会社の規模が大きくなるにつれて、これまで問題なく使えていた電話環境に不便を感じることがあります。
「新入社員用の電話機を追加したい」
「内線番号が足りなくなってきた」
「新しい支店にも電話設備が必要になった」
「拠点間の電話の取り次ぎが面倒になってきた」
こうした問題が出てきたら、単純に電話機を追加するだけでなく、電話環境全体を見直すタイミングかもしれません。
この記事では、社員や拠点が増えたときに起こりやすい電話の課題と、会社の成長に合わせて柔軟に拡張できる電話環境について解説します。
社員が増えると電話環境にも変更が必要
社員が増えれば、電話を利用する人数も増えます。
従来型のビジネスフォンを利用している場合、新しい社員が入社するたびに固定電話機を追加している企業もあるでしょう。
しかし、電話機を購入するだけで増設できるとは限りません。
現在利用しているPBXや主装置によっては、接続できる電話機や内線の数に上限があるためです。
増設する場合には、
- 電話機の追加
- 内線番号の設定
- 配線工事
- PBXの設定変更
- 必要に応じたユニットや設備の追加
などが発生することがあります。
少人数の会社では問題にならなかった電話設備が、社員数の増加によって制約になるケースも考えられます。
「社員が増えた＝固定電話を増やす」とは限らない
ここで一度考えたいのが、増員した人数と同じ数だけ固定電話機が必要なのかということです。
例えば、社員によって電話の使い方は異なります。
受付や総務など電話対応の多い社員であれば、固定電話機が便利でしょう。
一方、外出の多い営業担当者の場合、デスクに固定電話があっても利用する時間は限られます。
テレワーク中心の社員であれば、そもそもオフィスの固定電話を利用する機会が少ないかもしれません。
そのため、
受付 → 固定電話
営業 → スマートフォン
テレワーク → スマートフォン・PC
というように、働き方に合わせて電話端末を選ぶ方法があります。
👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」
社員数ではなく、「誰が、どこで、どのように電話を使うのか」を基準に必要な端末を考えることが重要です。
拠点が増えると電話管理はさらに複雑になる
新しい支店や営業所を開設すると、電話環境について検討する項目も増えます。
例えば、
- 新しい電話番号は必要か
- 電話回線をどうするか
- 固定電話は何台必要か
- PBXを設置するか
- 本社との内線をどうするか
- 代表電話をどの拠点で受けるか
などです。
拠点ごとに独立した電話環境を構築すると、それぞれで設備や契約を管理する必要があります。
2拠点、3拠点と増えていけば、電話環境の管理も徐々に複雑になっていきます。
拠点間の電話取り次ぎも増えていく
複数拠点になると、電話の取り次ぎにも新しい課題が生まれます。
例えば、本社へお客様から電話があり、担当者が別の営業所にいる場合、
「担当者は○○営業所におりますので、こちらの番号へおかけ直しください」
という対応になることがあります。
お客様に電話をかけ直してもらうのは負担ですし、社内でも担当者の所在確認などに時間がかかります。
拠点をまたいで内線転送できる環境を整えれば、本社で受けた電話をそのまま別拠点の担当者へつなぐといった運用がしやすくなります。
👉 「内線とは？外線との違いや仕組みをわかりやすく解説｜中小企業に最適な電話環境とは」
クラウドPBXなら複数拠点をまとめやすい
社員や拠点が増える企業では、クラウドPBXも選択肢の一つです。
クラウドPBXは、PBXの機能をクラウド上で利用する仕組みです。
従来のように各オフィスへPBXを設置する構成と比べ、複数拠点の電話環境を一元的に管理しやすくなります。
例えば、
本社
固定電話＋スマートフォン
支店
スマートフォン＋固定電話
営業担当
スマートフォン
テレワーク社員
スマートフォン・PC
といった異なる働き方の社員を、一つの電話環境につなげることも可能です。
社員の増減にも柔軟に対応しやすい
企業では社員が増えるだけでなく、部署異動や退職などによって人数が変わることもあります。
従来型の設備では、電話機や配線など物理的な変更が必要になる場合があります。
クラウドPBXでは、サービスの仕様に応じて内線やアカウントを追加・変更できるため、人員の変化にも対応しやすくなります。
特に、
- 採用を強化している
- 短期間で社員数が増えている
- 組織変更が多い
- 新しい拠点を計画している
といった企業では、現在の人数だけでなく将来の拡張性も重要な選定ポイントになります。
新しい拠点を開設するときにも活用できる
新拠点を開設する場合、従来型の電話環境では電話回線やPBX、固定電話機などを準備する必要があります。
クラウドPBXを利用している場合は、既存の電話環境へ新しい拠点や端末を追加する形で構築できるケースがあります。
本社と支店を同じ内線環境につなげれば、離れた場所にいても同じ会社内の電話として連携しやすくなります。
これは、オフィス移転だけでなく、新規営業所の開設やサテライトオフィスの設置などにも活用できます。
👉 「オフィス移転時の電話はどうする？電話番号・工事・クラウドPBXの確認ポイントを解説」
電話環境を拡張するときのチェックポイント
社員や拠点が増えるときは、単純に「電話機が何台必要か」だけを確認するのではなく、今後の運用まで考えておきましょう。
確認したいポイントは次のとおりです。
- 今後の社員数
- 拠点の増設予定
- 固定電話が必要な社員
- スマートフォンを利用する社員
- 必要な内線数
- 代表電話の受電方法
- 拠点間の電話転送
- 着信履歴の共有
- 電話設備の拡張上限
- 追加時にかかる費用
特に重要なのが、「現在必要な数」だけで判断しないことです。
今後さらに社員や拠点が増える可能性があるなら、その変化に対応できる電話環境を選ぶ必要があります。
拡張性だけでなく管理負担も考えよう
社員や拠点が増えるほど、電話環境を管理する担当者の負担も増えていきます。
例えば、
「どの社員がどの内線番号なのか」
「どの拠点にどの電話設備があるのか」
「誰がどの契約を管理しているのか」
といった情報が分散すると、変更作業にも時間がかかります。
電話環境を一元的に管理できれば、社員追加や組織変更にも対応しやすくなります。
電話設備を選ぶ際は、利用する社員だけでなく、管理する側の負担も考えることが大切です。
まとめ｜会社の成長を止めない電話環境を選ぼう
社員や拠点が増えるたびに、電話機やPBX、配線を追加していく方法もあります。
しかし、会社が成長するほど電話設備が複雑になり、コストや管理負担が増える可能性があります。
これからの電話環境では、
「現在何人いるか」だけではなく、
「これから会社がどう変化していくか」
まで考えることが重要です。
社員の増員、新拠点の開設、テレワーク、組織変更などに柔軟に対応できる仕組みを整えておけば、事業の成長に合わせて電話環境もスムーズに拡張できます。
会社の成長に合わせて、電話環境も柔軟に
社員や拠点が増えるたびに、電話設備の工事や設定変更に悩んでいませんか？
クラウドPBXなら、固定電話・スマートフォン・PCなどを組み合わせながら、会社の規模や働き方の変化に合わせた電話環境を構築できます。
「社員の増員に合わせて内線を追加したい」
「新しい支店の電話環境を整えたい」
「複数拠点の電話を一元管理したい」
「今後の事業拡大を見据えて電話設備を見直したい」
そんな企業様は、お気軽にご相談ください。
現在の社員数や拠点構成だけでなく、今後の事業展開も踏まえながら、拡張しやすく管理しやすい電話環境をご提案いたします。
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。