「今の電話設備はまだ使えているから、特に変える必要はない」
そう考えている企業も多いのではないでしょうか。
電話設備は、一度導入すると長期間使うことが多いため、故障などの明確な問題がなければ見直す機会が少ない設備です。
しかし、社員の働き方やオフィスの使い方が変わっているにもかかわらず、電話環境だけが以前のままになっているケースもあります。
電話の取り次ぎが多い、外出先では会社の電話を受けられない、社員が増えるたびに電話機を追加している――。
こうした小さな不便が増えてきたら、電話環境を見直すタイミングかもしれません。
今回は、クラウドPBXを検討するきっかけとなる7つのサインを紹介します。
そもそもクラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置していたPBX（電話交換機）の機能を、クラウド上で利用する仕組みです。
サービスによって利用できる機能は異なりますが、固定電話機だけでなく、スマートフォンやPCを会社の電話端末として活用できるものもあります。
そのため、
- オフィス
- 外出先
- 自宅
- 支店・営業所
など、働く場所が分かれている企業でも電話環境を構築しやすいのが特徴です。
では、どのような状況になったらクラウドPBXを検討するとよいのでしょうか。
サイン1｜電話の取り次ぎが多い
最初に確認したいのが、社内でどのくらい電話の取り次ぎが発生しているかです。
例えば、
「○○さん、△△社からお電話です」
と担当者へ声をかけたり、担当者が席にいなければ電話メモを残したりしていないでしょうか。
1回の対応は短時間でも、毎日何度も発生すれば受付担当者や事務担当者の負担になります。
スマートフォンを内線端末として利用できる環境であれば、担当者が自席にいなくても直接電話を転送できるケースがあります。
電話の取り次ぎが日常業務の負担になっている場合は、電話環境を見直す一つのサインです。
👉 「電話の取り次ぎを効率化するには？クラウドPBXで変わる電話対応」
サイン2｜外出中の社員への電話が多い
営業担当者など、外出する社員への電話が多い会社では、
「ただいま外出しておりますので、折り返しご連絡いたします」
という対応も多くなります。
その後、
受付担当者が伝言
↓
営業担当者が確認
↓
お客様へ折り返し
という流れが必要です。
会社番号への着信をスマートフォンで受けられるようにすれば、外出中でも担当者が対応できる場合があります。
特に営業担当者への電話が多い企業では、スマートフォン活用を含めて電話環境を検討する価値があります。
👉 「会社の電話番号はそのままでOK！スマホで会社番号を使うメリットと活用方法」
サイン3｜テレワーク時の電話対応に困っている
テレワークを導入したものの、
「代表電話を受けるために誰かが出社している」
という状態になっていないでしょうか。
PCを持ち帰れば多くの業務は自宅でできますが、固定電話がオフィスに残っていると、電話対応だけが出社を必要とする業務になってしまいます。
クラウドPBXを活用すれば、サービスによっては会社への着信を自宅のスマートフォンやPCで受けることも可能です。
働く場所が変わったのに電話環境だけがオフィス固定になっている場合は、見直しを検討してみましょう。
サイン4｜社員が増えるたびに電話機を追加している
社員が増えるたびに、
- 固定電話機を購入する
- 内線番号を追加する
- 配線を変更する
- PBXの設定を変更する
といった対応をしている企業もあります。
もちろん、固定電話が必要な業務もあります。
しかし、すべての社員に1台ずつ固定電話が必要とは限りません。
受付は固定電話、営業はスマートフォン、テレワーク社員はスマートフォンやPCというように、仕事内容に合わせて端末を選択する方法もあります。
増員のたびに電話設備の追加が必要になっているなら、今後の社員数も考えて電話環境全体を見直すタイミングです。
👉 「社員や拠点が増えたら電話環境はどうする？会社の成長に合わせた電話設備の見直し方」
サイン5｜支店や営業所が増えてきた
拠点が増えると、電話環境の管理も複雑になりやすくなります。
例えば、
本社には本社の電話設備、
支店には支店の電話設備、
営業所には営業所の電話設備、
というように拠点ごとに管理していると、設備や契約、内線番号などの管理項目も増えていきます。
さらに、本社へかかってきた電話の担当者が支店にいる場合など、拠点をまたいだ取り次ぎも必要になります。
複数拠点を同じ電話環境につなげられれば、拠点間で内線を利用したり、電話を転送したりしやすくなります。
拠点の増加は、クラウドPBXを検討する代表的なタイミングの一つです。
サイン6｜電話設備の老朽化や保守終了が近い
現在のビジネスフォンやPBXを長く使用している場合は、設備そのものの状態も確認しましょう。
まだ利用できていても、
- 電話機の故障が増えた
- PBXが古くなっている
- 保守サービスの終了が近い
- 交換部品を確保しにくい
といった状況になれば、設備更新を検討する必要があります。
このタイミングで、同じタイプのビジネスフォンへ入れ替える方法もありますが、クラウドPBXへの移行を比較してみるのも一つの方法です。
現在の使い方だけでなく、今後の働き方や社員数まで考えて選びましょう。
👉 「ビジネスフォンの更新時期はいつ？買い替え・クラウドPBX移行を検討するタイミングを解説」
サイン7｜オフィス移転やレイアウト変更を予定している
オフィス移転は、電話環境を見直しやすいタイミングです。
移転時には、
- 電話番号を継続できるか
- 電話回線をどうするか
- PBXを移設するか
- 電話機を何台設置するか
- 配線工事をどうするか
などを確認する必要があります。
そのため、既存設備をそのまま新しいオフィスへ移すだけでなく、今後も現在の電話環境が適しているのかを検討してみましょう。
レイアウト変更が頻繁な会社の場合も、固定電話の配線や設置場所が負担になっていないか確認することをおすすめします。
👉 「オフィス移転時の電話はどうする？電話番号・工事・クラウドPBXの確認ポイントを解説」
いくつ当てはまる？電話環境チェック
ここまで紹介した内容をまとめると、次のようになります。
□ 電話の取り次ぎが多い
□ 外出中の社員への電話が多い
□ テレワーク時の電話対応に困っている
□ 社員が増えるたびに電話機を追加している
□ 支店や営業所が増えている
□ 電話設備が古くなっている
□ オフィス移転やレイアウト変更を予定している
一つ当てはまったからといって、すぐにクラウドPBXへ変更する必要があるわけではありません。
ただし、複数の項目が当てはまる場合は、現在の電話環境と働き方にズレが生じている可能性があります。
クラウドPBXにすればすべて解決するわけではない
電話環境を見直す際に注意したいのが、「クラウドPBXに変更すれば何でも解決する」と考えないことです。
クラウドPBXはサービスによって、
- 利用できる電話番号
- 対応する電話機や端末
- 通話品質
- 転送・内線などの機能
- FAXへの対応
- 初期費用・月額費用
- インターネット環境の要件
などが異なります。
また、受付などでは従来の固定電話機を残したほうが使いやすい場合もあります。
大切なのは、クラウド化そのものを目的にするのではなく、現在の電話対応で何に困っているのかを整理することです。
そのうえで、固定電話・スマートフォン・PCなどを適切に組み合わせるとよいでしょう。
まとめ｜小さな不便が増えてきたら電話環境の見直し時
電話設備は故障するまで使い続けることもできます。
しかし、設備自体は動いていても、会社の働き方に合わなくなっていることがあります。
電話の取り次ぎが多い。
外出先では会社の電話を受けられない。
テレワークなのに電話対応のために出社する。
社員や拠点が増えるたびに設備を追加する。
こうした小さな不便が増えてきたら、電話環境を見直すサインです。
現在の課題だけでなく、今後の社員数や拠点、働き方まで考えながら、自社に合った電話環境を検討しましょう。
今の電話環境、このままでいいのか確認してみませんか？
電話環境の見直しは、必ずしも「固定電話をすべてなくす」「すぐにクラウドPBXへ移行する」ということではありません。
現在の電話設備や電話対応の流れを整理することで、残したほうがよい設備と、改善できる部分が見えてきます。
「電話の取り次ぎを減らしたい」
「営業担当がスマートフォンで会社番号を使えるようにしたい」
「社員や拠点の増加に対応したい」
「設備更新やオフィス移転を機に電話環境を見直したい」
このようなお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。
現在の電話環境と業務の状況を確認しながら、固定電話・スマートフォン・クラウドPBXを組み合わせた、自社に合った電話環境をご提案します。
▶ クラウドPBX・電話環境の見直しについて相談する
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。