オフィスを移転する際、忘れてはいけないのが「電話環境」の準備です。
物件の契約や引っ越し、インターネット回線の手配などに目が向きやすい一方で、
「今の電話番号はそのまま使える？」
「電話工事はいつ依頼すればいい？」
「移転当日に電話が使えなかったらどうしよう」
と、直前になって電話の問題に気付くケースもあります。
会社の代表電話は、お客様や取引先との重要な連絡手段です。移転によって電話がつながらない期間が発生すると、問い合わせや商談の機会を逃してしまう可能性もあります。
また、オフィス移転は単に電話設備を移設するだけではなく、現在の電話環境そのものを見直す良いタイミングでもあります。
この記事では、オフィス移転時に確認しておきたい電話番号や工事、設備のポイントと、クラウドPBXへ移行するメリットについて解説します。
オフィス移転で電話について確認したいこと
移転が決まったら、できるだけ早い段階で現在の電話環境を整理しましょう。
確認したいのは、主に次のような内容です。
- 現在使用している電話番号
- 契約している電話回線
- ビジネスフォンの台数
- PBX・主装置の種類
- FAXの利用状況
- 保守契約
- 新オフィスで必要になる電話機の台数
特に長年同じオフィスを利用している企業では、電話設備や契約内容を正確に把握できていないケースもあります。
まずは「現在どのような電話環境を使っているのか」を整理することから始めましょう。
現在の電話番号は移転後も使える？
オフィス移転で特に気になるのが、現在の電話番号をそのまま利用できるかどうかです。
電話番号を継続できるかは、利用している回線や番号の種類、移転先のエリアなどによって異なります。
そのため、移転先が決まった段階で、現在契約している通信事業者や電話サービス提供会社へ確認しておくことが重要です。
電話番号が変わる場合は、
- 取引先への案内
- Webサイト
- 名刺
- 会社案内
- 契約書類
- 各種登録情報
などの変更も必要になります。
番号変更に伴う作業は意外と多いため、早めに確認しておきましょう。
電話工事のスケジュールにも注意
従来型のビジネスフォンを新しいオフィスでも使用する場合、電話回線やPBX、電話機などの移設・設置工事が必要になることがあります。
移転直前に手配すると、希望日に工事できない可能性もあります。
特にオフィス移転が集中する時期は、回線工事の日程調整に時間がかかることも考えられます。
「引っ越してから電話設備を準備する」のではなく、移転計画と並行して電話環境も準備することが大切です。
今のビジネスフォンをそのまま移設するべき？
移転時には、
「現在使っているビジネスフォンをそのまま新しいオフィスへ持っていく」
という選択肢もあります。
しかし、設備が古くなっている場合は注意が必要です。
せっかく移設費用をかけても、数年後にPBXや電話機の更新が必要になれば、再び設備投資や工事が発生する可能性があります。
そのため、
- 使用年数
- 故障状況
- 保守期間
- 今後の社員数
- 電話機の必要台数
などを確認し、移設する価値があるか検討しましょう。
👉 「ビジネスフォンの更新時期はいつ？買い替え・クラウドPBX移行を検討するタイミングを解説」
オフィス移転は電話環境を見直すチャンス
オフィス移転では、デスク配置やネットワーク、働き方なども見直すことが多いでしょう。
電話についても同様です。
例えば現在、
「社員全員に固定電話機がある」
「電話の取り次ぎが多い」
「外出中は会社の電話に出られない」
といった状況であれば、新しいオフィスでも同じ環境を再現する必要があるのか考えてみましょう。
固定電話機を減らし、スマートフォンを活用する方法もあります。
👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」
移転をきっかけに電話運用そのものを見直せば、設備だけでなく日々の業務も効率化できる可能性があります。
移転を機にクラウドPBXへ移行するメリット
オフィス移転は、クラウドPBXへの切り替えを検討しやすいタイミングでもあります。
電話設備をシンプルにできる
クラウドPBXでは、従来型PBXのように社内へ大規模な主装置を設置しない構成が可能です。
新しいオフィスへ既存PBXを移設したり、新しいPBXを設置したりする必要性を減らせます。
レイアウト変更に対応しやすい
固定電話機や配線への依存を減らすことで、デスクの配置変更やフリーアドレスにも対応しやすくなります。
スマートフォンを内線として活用できる
社員のスマートフォンを内線端末として活用できれば、外出先やテレワークでも会社の電話環境を利用できます。
将来の移転や拠点追加にも対応しやすい
事業拡大によって拠点が増えたり、再びオフィスを移転したりする場合でも、柔軟に電話環境を変更しやすいこともクラウドPBXのメリットです。
移転当日の「電話がつながらない」を防ぐ
オフィス移転では、業務を止めないことも重要です。
特に代表電話が長時間つながらなくなると、顧客対応に影響する可能性があります。
移転前には、
- 旧オフィスでいつまで電話を受けるか
- 新オフィスではいつから受電できるか
- 切り替え中の着信をどうするか
- 担当者のスマートフォンで対応できるか
- 取引先への案内が必要か
などを確認しておきましょう。
電話の切り替え日だけでなく、移転前後の電話対応をどう継続するかまで計画することがポイントです。
👉 「電話の取りこぼしが売上損失につながる？企業が見直したい電話対応のポイント」
オフィス移転前に作っておきたい電話チェックリスト
移転準備では、次の項目を確認しておくと安心です。
- 現在の電話番号を確認
- 番号を継続できるか確認
- 電話回線の契約内容を確認
- PBX・電話機の移設可否を確認
- FAXなど関連設備を確認
- 新オフィスの必要台数を決定
- 工事・切り替え日を調整
- 移転中の受電方法を決定
- 番号変更時の案内先を整理
担当者とスケジュールを決め、インターネットや社内ネットワークの準備とあわせて進めるとよいでしょう。
まとめ｜オフィス移転は電話環境を「そのまま移す」だけではない
オフィス移転では、電話番号や回線、PBX、電話機、工事スケジュールなど、確認すべき項目が数多くあります。
現在の設備をそのまま移設する方法もありますが、電話設備が老朽化していたり、働き方が変わっていたりする場合は、電話環境そのものを見直す良い機会です。
固定電話機の台数を減らしたり、スマートフォンを内線として活用したり、クラウドPBXへ移行したりすることで、新しいオフィスに適した電話環境を構築できます。
「今までこうだったから」ではなく、これからの働き方を基準に電話環境を考えてみましょう。
オフィス移転を、電話環境を見直すきっかけに
オフィス移転では、電話設備を移設するだけでなく、今後の働き方に合わせた電話環境を設計することが重要です。
「現在の電話番号を使い続けたい」
「電話工事や設備をできるだけシンプルにしたい」
「移転を機にクラウドPBXへ切り替えたい」
「固定電話を減らしてスマホを活用したい」
このようなご要望がありましたら、お気軽にご相談ください。
現在の電話環境や新オフィスでの運用方法を確認しながら、スムーズな移転とその後の業務効率化につながる電話環境をご提案いたします。
▶ オフィス移転・クラウドPBXについて相談する
執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。