近年、テレワークやハイブリッドワークの普及、働き方の多様化により、オフィスの電話環境を見直す企業が増えています。
以前は「会社の電話＝固定電話」が当たり前でした。しかし現在では、営業担当の外出や在宅勤務など、オフィス以外で仕事をする機会が増え、従来の固定電話中心の運用では対応しにくい場面も少なくありません。
とはいえ、「固定電話をなくすべきなのか」「クラウドPBXへ移行した方が良いのか」と悩んでいる企業も多いでしょう。
実際には、固定電話を廃止することが目的ではありません。重要なのは、自社の働き方や業務内容に合った電話環境を整えることです。
この記事では、固定電話中心の運用で起こりやすい課題や、クラウドPBXを活用した電話環境の見直し方について分かりやすく解説します。
固定電話を見直す企業が増えている理由
これまで多くの企業では、オフィスに設置した固定電話を中心に電話対応を行ってきました。
しかし近年は、
- テレワークの普及
- 外回り営業の増加
- 少人数での業務運営
- 働き方改革への対応
などにより、「会社にいないと電話を受けられない」という状況が課題になるケースが増えています。
例えば、営業担当者が外出している間に代表電話へ連絡が入った場合、一度会社で受けてから担当者へ連絡し、折り返し対応を行う流れになることがあります。
このような運用は、担当者だけでなく受付担当者にも負担がかかり、対応スピードにも影響を与える可能性があります。
そのため近年では、固定電話を維持しながらも、クラウドPBXを活用して柔軟な電話環境へ移行する企業が増えています。
固定電話中心の運用で起きやすい課題
電話対応のためだけに出社している
テレワークを導入していても、「電話対応担当者だけは出社する」という企業は少なくありません。
固定電話しか利用できない環境では、代表電話に対応するためだけにオフィスへ行かなければならないケースがあります。
これでは、せっかくテレワークを導入しても働き方の柔軟性を十分に活かすことができません。
👉 「テレワークでも電話対応はできる？クラウドPBXで実現する在宅勤務の電話環境」
外出中やテレワーク中に対応しづらい
営業担当者や現場スタッフは、日中オフィスにいないことも多くあります。
固定電話中心の運用では、
- 担当者を探す
- 折り返しを依頼する
- 対応状況を確認する
といった作業が発生し、時間や手間がかかります。
また、顧客を待たせてしまうことで、対応品質に影響する可能性もあります。
👉 「外出先でも電話対応をスムーズにするには？クラウドPBXで実現する柔軟な働き方を解説」
電話対応が一部の社員へ集中する
固定電話は設置場所が決まっているため、自然と近くにいる社員が対応することになります。
その結果、
- 特定の社員に電話が集中する
- 本来の業務が進まない
- 電話対応が属人化する
といった問題につながります。
👉 「電話対応の属人化をなくすには？中小企業が実践したい電話運用の仕組み化を解説」
固定電話を完全になくす必要はある？
固定電話の見直しというと、「すべてスマートフォンへ置き換える」と考える方もいます。
しかし、必ずしも固定電話を廃止する必要はありません。
例えば、
- 来客対応が多い
- 受付に電話機を設置したい
- FAXを利用している
といった企業では、固定電話が有効な場面もあります。
大切なのは、「固定電話を残すかどうか」ではなく、「業務に合った電話環境になっているか」を考えることです。
固定電話とクラウドPBXを組み合わせることで、それぞれのメリットを活かした運用も可能になります。
クラウドPBXを活用した電話環境の見直し
クラウドPBXを活用すると、会社の電話番号を維持したまま、スマートフォンやパソコンでも電話対応ができるようになります。
例えば、
- スマホ内線
- 内線転送
- 着信履歴共有
- 複数人での受電
- チャット連携
などを利用することで、オフィスだけでなく、自宅や外出先でも会社の電話対応を行いやすくなります。
また、担当者の所在に関係なく着信を共有できるため、電話対応の属人化防止や業務効率化にもつながります。
👉 「会社の電話をスマホで受けるメリット・デメリットとは？クラウドPBX活用のポイントを解説」
中小企業でも始めやすい改善ポイント
電話環境の見直しは、大掛かりな設備更新から始める必要はありません。
例えば、
- 外出が多い社員だけスマホ内線を利用する
- 代表電話を複数人で受けられるようにする
- 不在時の転送ルールを決める
- 着信履歴をチームで共有する
といった小さな改善から始めることもできます。
こうした取り組みを積み重ねることで、電話対応の負担を減らしながら、より柔軟な働き方へつなげることができます。
👉 「少人数でも電話対応を回すには？クラウドPBXで実現する効率的なチーム運用」
導入前に確認しておきたいポイント
電話環境を見直す際には、現在の運用を整理しておくことが重要です。
例えば、
- 誰が電話を受けているのか
- どの時間帯に着信が多いのか
- 外出が多い社員は誰か
- テレワーク実施状況
- 取り次ぎや折り返しが多いか
などを把握しておくことで、自社に合った電話環境を検討しやすくなります。
また、システムだけを導入するのではなく、情報共有や転送ルールなどの運用面も合わせて見直すことが成功のポイントです。
まとめ｜固定電話を残すかではなく「働き方に合った電話環境」が重要
固定電話は今でも重要な連絡手段ですが、働き方が変化した現在では、従来と同じ運用が最適とは限りません。
クラウドPBXを活用することで、
- テレワーク対応
- スマホ内線
- 外出先対応
- 情報共有
- 電話対応の効率化
などを実現しやすくなります。
重要なのは、固定電話をなくすことではなく、自社の業務や働き方に合った電話環境を整えることです。
今後も変化する働き方に対応するためにも、一度現在の電話運用を見直してみてはいかがでしょうか。
電話環境を見直したい企業様へ
固定電話は、今でも多くの企業で利用されています。
しかし、働き方が変化した現在では、「固定電話を維持すること」よりも、「業務に合った電話環境を整えること」が重要になっています。
クラウドPBXを活用することで、固定電話のメリットを活かしながら、スマホ内線やテレワーク対応、情報共有など柔軟な運用を実現しやすくなります。
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。