会社の成長に伴い、社員の増員や新しい営業所・支店の開設が必要になることがあります。
そのとき意外と後回しになりやすいのが「電話環境」です。
「新入社員の電話機を追加したい」
「内線番号が足りなくなってきた」
「新しい営業所でも代表電話を受けられるようにしたい」
「拠点間の電話をもっと簡単にしたい」
このような課題が出てきたとき、従来型のビジネスフォンでは電話機の追加だけでなく、PBXの容量確認や配線工事などが必要になる場合があります。
社員や拠点が今後も増える可能性がある企業では、現在必要な電話機の数だけでなく、将来の拡張性まで考えて電話環境を選ぶことが重要です。
この記事では、社員や拠点が増えたときに確認したい電話環境のポイントと、クラウドPBXを活用するメリットについて解説します。
社員が増えたら電話機を追加するだけでいい？
社員が増えた場合、まず思い浮かぶのが固定電話機の増設でしょう。
しかし、従来型のビジネスフォンでは、単純に電話機を購入して接続すれば使えるとは限りません。
ビジネスフォンはPBXや主装置によって電話機や内線を管理しているため、現在使用している設備が追加する端末数に対応できるか確認する必要があります。
場合によっては、
- PBX・主装置の増設
- ユニットの追加
- 電話配線工事
- 内線番号の設定
- 電話機の追加購入
などが必要になることもあります。
数名程度の増員でも、電話設備の状況によっては想定以上の作業やコストが発生する可能性があります。
「全員に固定電話」が必要かも確認しよう
社員が増えると、「人数分の電話機を追加しなければ」と考えがちです。
しかし、本当に全社員へ固定電話機が必要でしょうか。
例えば、
- 電話対応が多い事務担当
- 外出が多い営業担当
- 在宅勤務を行う社員
- 電話をほとんど利用しない職種
では、電話の使い方が大きく異なります。
受付や事務部門には固定電話を配置し、外出の多い社員にはスマートフォンを利用するなど、働き方に応じて端末を分ける方法もあります。
👉 「オフィスの固定電話はなくせる？固定電話を減らすメリットと注意点を解説」
社員数ではなく、実際の電話利用状況を基準に必要な端末数を考えることがポイントです。
拠点が増えると電話環境はさらに複雑になる
新しい営業所や支店を開設する場合は、社員の増員以上に確認する項目が増えます。
例えば、
- 新拠点の電話番号
- 電話回線
- PBX・電話機
- 内線番号
- 拠点間通話
- 代表電話の受電方法
などです。
拠点ごとに独立した電話設備を設置すると、それぞれの拠点で設備管理や保守が必要になる場合があります。
拠点数が増えるほど、電話環境全体の管理も複雑になりやすくなります。
拠点ごとに代表電話を持つべき？
新しい営業所を開設するとき、「拠点ごとに電話番号を持つべきか」「本社の代表番号を共通で利用するか」も検討ポイントです。
これは企業の業務内容や顧客対応によって異なります。
地域ごとに問い合わせを受ける企業であれば、拠点別の電話番号が便利な場合があります。
一方で、問い合わせ窓口を本社に集約している企業であれば、一つの代表番号を複数拠点で対応する方法も考えられます。
重要なのは、電話設備に合わせて運用を決めるのではなく、どのような顧客対応をしたいかを先に決めることです。
拠点間の電話取り次ぎも課題になりやすい
拠点が増えると、
「その担当者は大阪支店にいます」
「東京本社へ電話をかけ直してください」
といった対応が発生することがあります。
お客様に別の番号へかけ直してもらうのは負担になりますし、社員側でも電話の取り次ぎに手間がかかります。
拠点をまたいで内線転送できる環境があれば、本社で受けた電話を別拠点の担当者へつなぐといった運用もしやすくなります。
👉 「内線とは？外線との違いや仕組みをわかりやすく解説｜中小企業に最適な電話環境とは」
クラウドPBXなら社員・拠点の増減に対応しやすい
社員数や拠点数が変わりやすい企業では、クラウドPBXが選択肢になります。
クラウドPBXはPBX機能をクラウド上で利用するため、従来型の設備と比べて端末や内線の追加・変更に柔軟に対応しやすいことが特徴です。
社員の増員に対応しやすい
新しい社員が入社した場合も、サービスの仕様に応じてアカウントや内線を追加できます。
スマートフォンを内線端末として利用すれば、新しい固定電話機を設置せずに対応できるケースもあります。
複数拠点をまとめて管理しやすい
本社、支店、営業所などでクラウドPBXを利用することで、離れた場所にいる社員を同じ電話環境で管理しやすくなります。
拠点間を内線化できる
複数拠点の社員同士を内線でつなげれば、拠点の場所を意識せずに連絡できる環境を構築できます。
組織変更にも対応しやすい
部署異動や席替えなどが発生した場合も、物理的な電話配線への依存を減らすことで変更作業を簡素化しやすくなります。
電話設備は「現在の人数」だけで選ばない
電話環境を導入するときに注意したいのが、現在の社員数だけを基準に設備を選んでしまうことです。
例えば現在20名の会社でも、
「来年は30名になる予定」
「新しい営業所を開設する予定」
「採用を強化している」
という状況であれば、将来的な増員を考えておく必要があります。
逆に、テレワークの増加や業務内容の変更によって、固定電話機が今より少なくて済む可能性もあります。
電話設備を選ぶ際は、現在必要な台数＋将来の変化という視点を持つことが重要です。
拠点追加時に確認したいチェックポイント
新しい拠点や社員を追加する場合は、次のような点を確認しましょう。
- 新しい電話番号が必要か
- 現在の代表番号を共有するか
- 必要な内線数
- 固定電話機の必要台数
- スマートフォンを利用する社員
- 拠点間の内線が必要か
- 電話の取り次ぎ方法
- 着信履歴の共有方法
- 今後さらに拠点が増える可能性
これらを整理しておくことで、現在だけでなく将来にも対応しやすい電話環境を検討できます。
電話コストも拠点単位ではなく全社で考える
拠点が増えるたびにPBXや電話機を設置していると、設備費だけでなく保守や管理の負担も増えていきます。
電話環境を見直す際は、
「この営業所はいくらかかるか」
だけではなく、
「会社全体の電話環境にどれだけコストがかかっているか」
という視点で考えることも大切です。
👉 「電話コストを見直したい企業へ！クラウドPBXで削減できる費用とは？」
設備費、通信費、工事費、保守費、管理負担まで含めて比較すると、最適な選択肢を判断しやすくなります。
まとめ｜会社の成長に合わせて電話環境も変えよう
社員や拠点が増えることは、企業にとって大きな成長のタイミングです。
一方で、従来の電話環境をそのまま拡張し続けると、設備や配線が複雑になったり、管理コストが増えたりする可能性があります。
社員が増えたから固定電話機を増やす、拠点が増えたからPBXを追加する、と単純に考えるのではなく、
「誰が電話を使うのか」
「どこで電話を受けるのか」
「今後どこまで会社が拡大するのか」
まで考えて電話環境を設計することが重要です。
会社の成長に合わせられる電話環境へ
社員の増員や新拠点の開設では、電話環境にも柔軟性が求められます。
クラウドPBXなら、スマートフォンの内線化や複数拠点の連携などを活用し、会社の変化に合わせた電話環境を構築できます。
「社員が増えるので電話機を追加したい」
「新しい営業所の電話環境を整えたい」
「複数拠点の電話をまとめて管理したい」
「今後の事業拡大を考えて電話設備を見直したい」
そんな企業様は、お気軽にご相談ください。
現在の社員数や拠点構成だけでなく、今後の事業計画も踏まえながら、拡張しやすい電話環境をご提案いたします。
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。