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企業の電話環境を検討する際に、「ビジネスフォン」や「ソフトフォン」といった言葉を耳にすることが増えています。特に近年はテレワークやクラウド化の進展により、従来のオフィス電話から新しい形の電話システムへ移行する企業も増えています。

しかし、ビジネスフォンとソフトフォンの違いがよく分からないという方も多いのではないでしょうか。本記事では、ビジネスフォンの基本的な仕組みとソフトフォンの特徴を整理し、企業の電話環境における役割について分かりやすく解説します。

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、企業で利用することを前提に設計された電話システムのことです。家庭用電話とは異なり、複数の電話機を連携させて利用できる点が大きな特徴です。

通常、ビジネスフォンは「主装置」と呼ばれる機器を中心に構成されます。この主装置が電話回線を管理し、各電話機との接続や内線通話の制御を行います。

例えば、企業では次のような電話の使い方が一般的です。

• 社員同士の内線通話
• 代表電話から担当部署への転送
• 複数の外線回線の管理
• 保留・転送などの業務機能

こうした機能を実現するためにビジネスフォンが利用されています。

また、ビジネスフォンの電話機には専用のボタンが多数付いており、外線番号や内線番号をワンタッチで操作できるようになっています。受付やコールセンターなど、電話対応が多い業務では特に効率的に運用できる仕組みとなっています。

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ビジネスフォンの主な機能

ビジネスフォンには、企業の電話業務を効率化するためのさまざまな機能があります。

内線通話

同じ会社内の電話機同士で通話できる機能です。内線番号を使って簡単に通話できるため、部署間のコミュニケーションがスムーズになります。

電話転送

代表電話にかかってきた電話を、担当部署や担当者に転送する機能です。受付担当者が電話内容に応じて適切な部署へ取り次ぐことができます。

保留機能

通話中の相手を一時的に保留にして、別の担当者に引き継ぐことができます。企業の電話対応では非常によく使われる機能です。

複数回線の管理

企業では複数の外線回線を利用することが一般的です。ビジネスフォンでは、複数の回線を効率的に管理し、同時に複数の通話を行うことができます。

このように、ビジネスフォンは企業の電話業務を前提に設計されたシステムといえます。

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ソフトフォンとは

ソフトフォンとは、パソコンやスマートフォンにインストールしたソフトウェアを使って通話を行う電話システムのことです。物理的な電話機を使わず、アプリケーション上で電話機能を実現します。

例えば、PCにヘッドセットを接続して通話したり、スマートフォンのアプリを使って会社の電話番号で発着信したりすることが可能です。

ソフトフォンはIP電話技術を利用しており、インターネット回線を通じて通話を行います。そのため、場所に縛られない柔軟な電話環境を構築できる点が大きな特徴です。

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ソフトフォンのメリット

ソフトフォンには、従来の電話機にはないいくつかのメリットがあります。

場所を選ばず利用できる

ソフトフォンはPCやスマートフォンで利用できるため、オフィス以外の場所でも電話対応が可能です。自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できるため、テレワーク環境との相性が非常に良いと言えます。

機器コストを削減できる

物理的な電話機を設置する必要がないため、電話機の購入費用を削減できます。社員のスマートフォンやPCをそのまま利用できるため、初期コストを抑えた電話環境の構築が可能です。

クラウドサービスと連携しやすい

ソフトフォンはクラウドPBXなどのクラウドサービスと組み合わせて利用されることが多く、柔軟な電話環境を構築できます。拠点追加やユーザー追加も比較的簡単に行えるため、企業の成長に合わせて拡張しやすい点も特徴です。

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ビジネスフォンとソフトフォンの違い

ビジネスフォンとソフトフォンは、どちらも企業の電話環境を構成する要素ですが、その仕組みには違いがあります。

ビジネスフォンは専用の電話機と主装置を中心としたシステムで、オフィス内の電話環境を効率的に管理することを目的としています。

一方、ソフトフォンはソフトウェアを使って電話機能を実現する仕組みであり、PCやスマートフォンなどの端末を利用して通話を行います。

近年では、クラウドPBXを導入し、オフィスではビジネスフォンを利用しながら、外出先ではソフトフォンを利用するという「ハイブリッド型」の電話環境を構築する企業も増えています。

クラウドPBXとは　メリットや注意点を徹底解説 – V-SQUARE

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まとめ：企業の電話環境は柔軟な形へ進化している

ビジネスフォンは長年にわたり企業の電話環境を支えてきたシステムであり、内線通話や転送機能など業務に必要な機能を提供してきました。

一方、ソフトフォンはインターネット技術を活用した新しい電話の形であり、場所を選ばない柔軟な働き方を実現します。

現在では、クラウドPBXの普及により、ビジネスフォンとソフトフォンを組み合わせた電話環境を構築する企業も増えています。これにより、オフィス勤務だけでなくテレワークやモバイルワークにも対応した通信環境を実現することが可能になりました。

企業の電話システムは、単なる通話手段ではなく、業務効率や働き方に大きく影響する重要なインフラです。今後の電話環境を検討する際には、ビジネスフォンとソフトフォンそれぞれの特徴を理解し、自社に適した仕組みを選択することが重要と言えるでしょう。