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企業の電話環境を検討する際に、「ビジネスフォン」や「ソフトフォン」といった言葉を耳にすることが増えています。特に近年はテレワークやクラウド化の進展により、従来のオフィス電話から新しい形の電話システムへ移行する企業も増えています。

しかし、ビジネスフォンとソフトフォンの違いがよく分からないという方も多いのではないでしょうか。本記事では、ビジネスフォンの基本的な仕組みとソフトフォンの特徴を整理し、企業の電話環境における役割について分かりやすく解説します。

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、企業で利用することを前提に設計された電話システムのことです。家庭用電話とは異なり、複数の電話機を連携させて利用できる点が大きな特徴です。

通常、ビジネスフォンは「主装置」と呼ばれる機器を中心に構成されます。この主装置が電話回線を管理し、各電話機との接続や内線通話の制御を行います。

例えば、企業では次のような電話の使い方が一般的です。

• 社員同士の内線通話
• 代表電話から担当部署への転送
• 複数の外線回線の管理
• 保留・転送などの業務機能

こうした機能を実現するためにビジネスフォンが利用されています。

また、ビジネスフォンの電話機には専用のボタンが多数付いており、外線番号や内線番号をワンタッチで操作できるようになっています。受付やコールセンターなど、電話対応が多い業務では特に効率的に運用できる仕組みとなっています。

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ビジネスフォンの主な機能

ビジネスフォンには、企業の電話業務を効率化するためのさまざまな機能があります。

内線通話

同じ会社内の電話機同士で通話できる機能です。内線番号を使って簡単に通話できるため、部署間のコミュニケーションがスムーズになります。

電話転送

代表電話にかかってきた電話を、担当部署や担当者に転送する機能です。受付担当者が電話内容に応じて適切な部署へ取り次ぐことができます。

保留機能

通話中の相手を一時的に保留にして、別の担当者に引き継ぐことができます。企業の電話対応では非常によく使われる機能です。

複数回線の管理

企業では複数の外線回線を利用することが一般的です。ビジネスフォンでは、複数の回線を効率的に管理し、同時に複数の通話を行うことができます。

このように、ビジネスフォンは企業の電話業務を前提に設計されたシステムといえます。

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ソフトフォンとは

ソフトフォンとは、パソコンやスマートフォンにインストールしたソフトウェアを使って通話を行う電話システムのことです。物理的な電話機を使わず、アプリケーション上で電話機能を実現します。

例えば、PCにヘッドセットを接続して通話したり、スマートフォンのアプリを使って会社の電話番号で発着信したりすることが可能です。

ソフトフォンはIP電話技術を利用しており、インターネット回線を通じて通話を行います。そのため、場所に縛られない柔軟な電話環境を構築できる点が大きな特徴です。

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ソフトフォンのメリット

ソフトフォンには、従来の電話機にはないいくつかのメリットがあります。

場所を選ばず利用できる

ソフトフォンはPCやスマートフォンで利用できるため、オフィス以外の場所でも電話対応が可能です。自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できるため、テレワーク環境との相性が非常に良いと言えます。

機器コストを削減できる

物理的な電話機を設置する必要がないため、電話機の購入費用を削減できます。社員のスマートフォンやPCをそのまま利用できるため、初期コストを抑えた電話環境の構築が可能です。

クラウドサービスと連携しやすい

ソフトフォンはクラウドPBXなどのクラウドサービスと組み合わせて利用されることが多く、柔軟な電話環境を構築できます。拠点追加やユーザー追加も比較的簡単に行えるため、企業の成長に合わせて拡張しやすい点も特徴です。

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ビジネスフォンとソフトフォンの違い

ビジネスフォンとソフトフォンは、どちらも企業の電話環境を構成する要素ですが、その仕組みには違いがあります。

ビジネスフォンは専用の電話機と主装置を中心としたシステムで、オフィス内の電話環境を効率的に管理することを目的としています。

一方、ソフトフォンはソフトウェアを使って電話機能を実現する仕組みであり、PCやスマートフォンなどの端末を利用して通話を行います。

近年では、クラウドPBXを導入し、オフィスではビジネスフォンを利用しながら、外出先ではソフトフォンを利用するという「ハイブリッド型」の電話環境を構築する企業も増えています。

クラウドPBXとは　メリットや注意点を徹底解説 – V-SQUARE

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まとめ：企業の電話環境は柔軟な形へ進化している

ビジネスフォンは長年にわたり企業の電話環境を支えてきたシステムであり、内線通話や転送機能など業務に必要な機能を提供してきました。

一方、ソフトフォンはインターネット技術を活用した新しい電話の形であり、場所を選ばない柔軟な働き方を実現します。

現在では、クラウドPBXの普及により、ビジネスフォンとソフトフォンを組み合わせた電話環境を構築する企業も増えています。これにより、オフィス勤務だけでなくテレワークやモバイルワークにも対応した通信環境を実現することが可能になりました。

企業の電話システムは、単なる通話手段ではなく、業務効率や働き方に大きく影響する重要なインフラです。今後の電話環境を検討する際には、ビジネスフォンとソフトフォンそれぞれの特徴を理解し、自社に適した仕組みを選択することが重要と言えるでしょう。

企業の電話環境は、長年にわたり「オフィスにPBX（構内交換機）を設置する」という形が主流でした。しかし近年では、インターネット回線を利用して電話システムを提供する「クラウドPBX」が普及し始めています。

クラウドPBXは単なる電話設備のクラウド化ではなく、通信コストや運用コストの削減、働き方の柔軟化など多くのメリットをもたらします。本記事では、クラウドPBXによってどのようなコスト削減が実現できるのかを、具体的な観点から解説します。

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PBXとは何か？従来の電話システムの課題

PBX（Private Branch Exchange）とは、企業内の電話回線を管理し、内線通話や外線接続を制御する装置のことです。オフィス内に設置されたPBXが各電話機と接続され、企業の電話ネットワークを構成します。

しかし、この従来型PBXにはいくつかの課題があります。

まず大きいのが「初期導入コスト」です。PBX本体の購入費用に加え、電話配線工事や専用機器の設置などが必要となり、数十万〜数百万円規模の投資になることも珍しくありません。

さらに、PBXはハードウェアであるため、保守契約や故障対応などの「維持管理コスト」も継続的に発生します。機器の老朽化による更新費用も企業にとっては大きな負担となります。

加えて、オフィス移転やレイアウト変更の際には配線工事が必要となるため、柔軟な運用が難しいという問題もあります。

こうした課題を解決する手段として注目されているのがクラウドPBXです。

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クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置していたPBX機能をクラウド上で提供する電話システムです。企業は専用機器を設置する必要がなく、インターネット回線を通じて電話機やスマートフォンを接続するだけで内線・外線通話を利用できます。

社員のスマートフォンを内線化することも可能で、オフィスにいなくても会社番号での発着信が行える点が特徴です。

この仕組みによって、企業は電話設備に関わる多くのコストを削減することができます。

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クラウドPBXで削減できる主なコスト

クラウドPBXを導入することで削減できるコストは、大きく分けて以下の4つがあります。

初期設備コストの削減

従来型PBXでは、PBX本体や電話主装置、専用電話機などの設備が必要でした。また、配線工事や設置工事も発生します。

一方、クラウドPBXではPBX機能がクラウド上にあるため、企業側で大きな設備投資をする必要がありません。既存のIP電話機やスマートフォン、PCソフトフォンなどを利用できるため、初期導入費用を大幅に抑えることができます。

特に拠点の立ち上げやスタートアップ企業にとっては、初期投資を抑えられる点が大きなメリットとなります。

通信費（通話料金）の削減

クラウドPBXでは、IP電話を利用することで通話料金を削減できるケースがあります。

例えば、拠点間通話を内線化することで通話料金が不要になる場合があります。東京本社と地方拠点間の通話も、インターネット回線を利用した内線通話として扱われるためです。

また、スマートフォンを内線として利用することで、社員同士の通話を会社の内線として処理することも可能になります。これにより、携帯電話の通話料削減につながる場合もあります。

保守・運用コストの削減

従来型PBXでは、保守契約や故障対応、ソフトウェア更新などの運用管理が必要でした。

クラウドPBXでは、これらの管理はサービス提供事業者側が行うため、企業側の運用負担が大幅に軽減されます。機器トラブルやアップデート対応のために専門技術者を手配する必要もありません。

IT担当者の運用負担が減ることで、結果的に管理コストの削減にもつながります。

オフィス移転・拠点追加コストの削減

企業が成長すると、拠点の追加やオフィス移転が発生することがあります。

従来型PBXでは、新拠点ごとにPBX設置や電話配線工事が必要でした。しかしクラウドPBXであれば、インターネット回線さえあればすぐに電話環境を構築できます。

拠点追加の際も、管理画面からユーザーや電話番号を追加するだけで利用できるため、工事費や設定費用を大きく削減できます。

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テレワーク環境との相性も高い

クラウドPBXのもう一つのメリットは、テレワークやモバイルワークとの相性が非常に良いことです。

社員が自宅や外出先にいても、スマートフォンやPCを使って会社の電話番号で発着信できるため、「電話のために出社する」という状況を防ぐことができます。

営業担当者やサポート担当者がどこにいても電話対応できるため、業務効率の向上にもつながります。

また、企業によっては固定電話機の設置台数を減らすことができるため、オフィススペースの有効活用にもつながります。

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まとめ：クラウドPBXは通信コストだけでなく運用コストも削減できる

クラウドPBXは単なる電話システムのクラウド化ではなく、企業の通信環境を大きく変えるソリューションです。

特に以下のようなコスト削減が期待できます。

• PBX機器導入などの初期設備コスト
• 通話料金などの通信コスト
• 保守・運用管理コスト
• 拠点追加や移転時の工事コスト

さらに、テレワーク対応やスマートフォン内線化など、現代の働き方に適した柔軟な電話環境を構築できる点も大きな魅力です。

電話環境は一度導入すると長期間利用されるインフラです。通信コストだけでなく、運用効率や働き方の変化も踏まえて、クラウドPBXの導入を検討する企業は今後さらに増えていくと考えられます。

企業のIT環境を見直す際には、電話システムのクラウド化も重要な検討ポイントの一つと言えるでしょう。