創業したばかりの会社では、
資金調達、営業、採用、プロダクト開発など、やるべきことが山ほどあります。
その中で「電話環境」はどうしても後回しにされがちです。
しかし実際には、
- 代表の携帯に全部の電話が集中する
- 営業中で電話に出られず機会損失が発生する
- 誰が対応したのか分からず顧客対応が属人化する
といった問題が、かなり早い段階から発生します。
電話は単なる連絡手段ではなく、営業・サポート・信用力すべてに直結する業務インフラなのです。
従来型PBXが創業期に向かない理由
初期費用が高い
従来型のPBXは、
- 機器購入
- 工事費用
- 設置作業
などが必要になり、数十万〜百万円単位の初期投資になることも珍しくありません。
創業期のキャッシュフローを考えると、かなり重い負担です。
オフィス前提の設計になっている
従来PBXは基本的に、
オフィスに電話機が並んでいる前提
で設計されています。
しかし実際の創業期は、
- シェアオフィス
- リモートワーク
- 外出が多い営業スタイル
といったケースも多く、オフィス固定型の電話環境が実態に合わないことが多いのです。
人の増減に対応しづらい
社員が1人増えるたびに、
- 内線工事
- 設定変更
- 場合によっては機器追加
といった対応が必要になり、スピード感のある事業拡大の足かせになります。
クラウドPBXとは何か？簡単におさらい
クラウドPBXとは、
PBXの機能をクラウド上で提供する電話システムです。
物理的な交換機をオフィスに置かず、
- インターネット回線
- スマホやPC
を使って会社番号の発着信ができるのが特徴です。
つまり、
「電話設備」ではなく「クラウドサービス」として電話を使う
という発想の仕組みです。
創業期にクラウドPBXがフィットする5つの理由
初期コストを大幅に抑えられる
クラウドPBXは基本的に、
- 機器購入不要
- 工事不要
のため、初期費用をかなり抑えられます。
月額課金型なので、固定費としても管理しやすいのがメリットです。
スマホ・PCで受電できる
社員それぞれのスマホやPCで会社番号の受電が可能なため、
- 外出先
- 在宅勤務
- 出張中
でも代表番号で対応できます。
「電話に出られない＝ビジネスチャンスを逃す」というリスクを減らせます。
人が増えてもすぐに拡張できる
ユーザー追加は管理画面から設定するだけ、というサービスがほとんどです。
創業期にありがちな、
- 急な採用増加
- 業務委託メンバーの追加
にも柔軟に対応できます。
拠点が増えても番号を統一できる
将来的に、
- 支店を作る
- 拠点を移転する
といった場合でも、番号を変えずにそのまま利用できます。
顧客への番号変更連絡などの手間も発生しません。
管理が情シス1人でも回せる
創業期は専任の情シス担当がいないケースも多く、
- 総務
- 経営管理
- 代表
がシステム管理を兼任していることも普通です。
クラウドPBXなら、
- 内線設定
- 転送ルール
- 利用状況の確認
などがWeb管理画面で完結し、専門知識がなくても運用可能です。
実は多い「電話が原因で起きる業務トラブル」
電話環境が整っていないと、次のような問題が起きやすくなります。
- クレーム対応が個人任せになる
- 誰がいつ対応したか分からずトラブルになる
- 代表が常に電話対応で本業に集中できない
これは単なる不便さではなく、組織としての業務品質の問題につながります。
電話の仕組みは、意外と早い段階で“組織化”しておく必要があるのです。
成長フェーズを見据えた電話環境の重要性
創業期は問題が表面化していなくても、
- 採用が進む
- 顧客が増える
- サポート問い合わせが増える
といった成長フェーズに入った瞬間、電話環境の弱さが一気にボトルネックになります。
その時点で慌てて入れ替えるよりも、
最初からスケールする前提の仕組みを選んでおく
方が、結果的にコストも工数も抑えられます。
クラウドPBX選定で見るべきポイント
創業期の会社がクラウドPBXを選ぶ際は、以下の点を確認すると安心です。
- 管理画面が分かりやすいか
- スマホ・PCの対応状況
- 将来的なユーザー増加に対応できるか
- 他のクラウドサービスと連携できるか
- セキュリティ対策が十分か
特に最近は、電話もID管理や認証とセットで考える流れが強まっています。
V-SQUAREなら創業期からスケールまで対応できる
V-SQUAREは創業期のシンプルな運用から、組織拡大後の統制まで対応できます。
「とりあえず使えればいい電話」ではなく、
事業が成長しても足を引っ張らない電話基盤
として選べる点が、創業期の企業にとって大きなメリットです。
まとめ：電話環境は後回しにすると必ず足を引っ張る
創業期はスピードが命です。
そのスピードを支えるはずの電話環境がボトルネックになると、
- 営業効率が落ちる
- 対応品質が下がる
- 管理工数が増える
といった形で、確実に成長の邪魔をします。
クラウドPBXは、
- 低コスト
- 高い柔軟性
- 管理のしやすさ
を兼ね備えた、まさに創業期向けのインフラです。
これから会社をスケールさせていくなら、
電話環境も「今」ではなく「少し先」を見据えて選ぶことが重要です。
