アコーディア・ゴルフ事例:社内外の通話を支えるPBXのクラウド化で運用コスト20％削減
サポート打ち切りや保守・管理にかかる運用負荷が課題
大都市圏や地方の中核都市を中心に、ゴルフ場運営やゴルフ練習場運営、ゴルフ場の運営受託やゴルフ場レストラン運営受託などを行うアコーディア・ゴルフグループ。130コースを越えるゴルフ場、20カ所を超えるゴルフ練習場を擁し、運営するゴルフ場の年間来場者数は750万人を超える。
同社は、本社の社内外で利用する電話のPBXについて、これまで自社内のサーバで運用してきた。しかし、老朽化に伴う数々の課題に直面していたとのこと。
「それまで使ってきたPBX製品が老朽化し、2015年にサポート打ち切りが決定したのが一つめの理由です。電話機についても製造が中止になり、ハードウェアの更新や保守ができないという課題がありました。二つ目の課題は、自社のサーバルームの問題です。サーバルームには、以前は基幹系システムのサーバなどを設置していましたが、ディザスタリカバリの観点などから、7～8年前にデータセンターに移行しており、PBXについても事業継続性の観点から移行が求められていました」
また、運用の課題はこれだけではない。
「PBXは、本社で250名くらいの利用者がいます。毎年、大きな組織変更が2回程度あり、細かい組織変更を併せると更に年に数回、座席が変わり、内線の配置が変わります。内線電話には、かけてきた相手の名前と番号が表示されるのですが、組織変更や異動のたびに、専門業者に依頼したり、サーバルームでパッチパネルの配線を付け替えたり、設定を変更したりする作業が繁雑でした」
小さい異動でも、情報システム部だけでは対応できず専門業者への依頼が必要ですし、大規模な組織変更の場合は敷設工事などを伴うため、スケジュールを組んで、時間を取って対応する必要があった。さらに、定期的にビルメンテナンスが入る関係上、年に1回は停電前後の立ち会いなども発生していたという。
クラウド対応しながら、コールセンター機能などの高機能性が決め手
アコーディア・ゴルフにおけるV-SQUARE導入のイメージ
こうした運用負荷を低減しながら組織変更にも迅速に対応し、かつ、製品のサポート切れに対応するため、同社が考えたのがPBXのクラウド化だ。サービス選定に約2年をかけ、最終的に2014年7月にメディアマートの「V-SQUARE」の導入を決めた。「候補先は6社ほどあり、最終的にクラウドの提案をいただいたのは3社でした。このうち、
1社は電話番号を変更する必要があるなどの制約があり、最終的にはメディアマートの『V-SQUARE』と他社1社のクラウドサービスが候補に残りました」
実際に導入されたPolycom製のIP電話機
では、最終的に「V-SQUARE」を選択した決め手はどのあたりにあったのだろうか。
「機能面とコストを総合的に検討しました。弊社では社内にお客さま相談センターを設けているのですが、『V-SQUARE』はコールセンター機能があり、入電をオペレーターに均等に分配する機能や、対応できるオペレーターがいないとき、アナウンスや音楽などで待ち呼アナウンスをする機能などが備わっていました。」
また、数多くあるゴルフ場に電話をかける機会の多い担当者は、電話機の上に電話番号の一覧表を貼って対応することも多かった。その点、「V-SQUARE」ではPCからWeb電話帳を利用してそのまま電話をかけたり、ボイスメールを利用したりできるユニファイドコミュニケーション機能が魅力的だったという。
初期導入費用の削減に加え、ランニングコストも20％削減
PBXのクラウド化による導入効果については、初期導入費用に加えて、運用コストの面で大きな削減効果があったという。
「クラウドのマネージドサービスなので初期導入費用を削減できるのはもちろん、ランニングコストについても、導入前に比べ20％ほど削減することができました。また、システムのメンテナンスや老朽化の心配が必要なく、工事費を含め、保守、管理にかかる情報システム部門の運用負荷が大きく低減されました。」
とくに組織変更、異動などに伴うユーザー変更では専門業者の手配、社内外とのスケジュール調整、作業時の立会いなどがなくなり大幅な工数削減ができています。」
クラウドのIP-PBXということで、気になる通話品質だが、導入当初は、外線通話で音声が途切れたり、FAXがうまく受信できないという問題も若干あったものの、その後の迅速な対応で早期に解決した。
「クラウドサービスの場合、音声に対してデータの帯域をどう取るかといった細かいチューニングは導入後でないとできない面があったので、不具合があったときはそのつどメディアマートにお伝えして、運用フェーズで対応いただきました」
V-Squareをささえる
デルタパス社 frSIP UC Platform
現在は、本社部門への導入のみで、ネットワーク環境などのインフラ面の制約から運営するゴルフ場の通信環境のIP化、クラウド化には踏み切れていない。しかし、それでも「電話という通信回線のIP化、クラウド化は、音声やデータ通信を含めたITインフラの全社最適を提案できる点でメリットが大きい」と同社担当者は太鼓判を押す。
「今後の機能拡張の部分で、メディアマートには、サービスベンダーとしてPBXメーカー側との橋渡しの役割を今以上に期待したい」
同社が進めるITによる業務効率化、標準化の中で、今後「V-SQUARE」がどんな役割を果たしていくかに注目していきたい。
導入企業の概要
企業名：株式会社アコーディア・ゴルフ
住所 ：東京都品川区東品川 4-12-6 品川シーサイドパークタワー
設立年月日：1981年9月
従業員数（連結）：5736名
URL：http://www.accordiagolf.co.jp/
