V-SQUAREで実現したコミュニケーションの効率化
背景
営業部門を主にスマートフォンが社内外の連絡にも利用されていたが、既存の電話システムではオフィスの固定電話との連携は出来ないため業務効率や機会損失といった側面から社内コミュニケーションシステムの改善が求められていた。同時に、国が推進する“働き方改革”における「在宅勤務」や「リモートオフィス」の導入にも対応する必要があった。
実現したいこと
オフィス内の既設を含む固定電話機とスマートフォン連携による効率の良いコミュニケーションの実現で、生産性の向上が図れる電話システムの導入を希望。同時にスマートフォンの固定電話連携で、オフィス内の固定電話機の台数削減による直接的なコスト減も実現を期待。個人使用のスマートフォン利用なのでマルチキャリア対応が必須。
導入ソリューション
メディアマート社が提供するクラウドPBXサービス“V-SQUARE”を導入。会社側から提供されているスマートフォン、個人所有のスマートフォン、および既存の固定電話の連携を営業部門を主に管理部門、役員の利用へ拡大。さらにクラウドサービスによって運用プロセスもV-SQUAREへ委託。
導入効果
既存および新規導入のデバイス（電話機）とスマートフォンをスムーズにつなぐことで機会損失を減らし、効率の良いコミュニケーション環境を実現。固定電話台数は導入前に比べ約3割削減、また新規導入の電話機も機能を落とすことなく低価格での導入が可能に。また運用も委託することで、社内リソースの軽減と各種設定変更のスピード化の実現。
2018年の大阪オフィスの移転では電話会社の管轄外への移動のため電話番号の変更がもとめられた。しかし旧事務所の一部を物流部門として残し電話システの一部を設置することで電話番号を変更することなくオフィス移転を実現。電話番号変更に懸る販促、広報ツール、Web情報の変更や、お客様への案内等の業務対応を最低限の負荷で実施。またお客様側での電話番号の変更登録の手間をとらせなかったことも大きな貢献。
管理部門では“働き方改革”の実践として、子育て中の社員に自宅でもオフィス同様のコミュニケーション環境を提供し在宅勤務の実現。
今後の展開
スマートフォンを利用した音声会議を使用することでより効率の良い業務プロセスを実現していきたい。また、ビデオ会議機能のニーズも高くV-SQUAREで実現できれば積極的に導入してきたい。
大伸社企業概要
1952年に設立。様々なエスノグラフィ手法を用いた深いユーザー理解によるインサイトの発見、コミュニケーションデザインの構築、アートブックスの製作,プロジェクトマネジメントなど多岐に渡るデジタルマーケティング戦略・マーケティング戦略提供で事業展開。
