オフィスの電話環境を見直す際、「クラウドPBX」と「ビジネスフォン」という言葉を目にすることが増えています。
どちらも企業向けの電話システムですが、「何が違うのか分からない」「自社にはどちらが向いているのか判断できない」という方も多いのではないでしょうか。
実際には、それぞれ特徴や得意とする運用が異なります。重要なのは、新しい仕組みを導入することではなく、自社の働き方や業務内容に合った電話環境を選ぶことです。
この記事では、クラウドPBXとビジネスフォンの違い、それぞれのメリット・デメリット、導入前に比較しておきたいポイントについて分かりやすく解説します。
クラウドPBXとビジネスフォンは何が違う？
どちらも会社の電話環境を構築するための仕組みですが、大きな違いは「電話システムをどこで管理するか」です。
ビジネスフォンは、オフィス内に設置した主装置を中心に電話機を管理する従来型のシステムです。
一方、クラウドPBXはインターネットを利用し、クラウド上で電話機能を提供します。
そのため、スマートフォンやパソコンでも会社番号を利用でき、場所を選ばない電話対応がしやすいという特徴があります。
働き方が多様化する中で、クラウドPBXを導入する企業が増えている背景には、この柔軟性があります。
ビジネスフォンの特徴
オフィス中心の電話環境
ビジネスフォンは、オフィスで利用することを前提に設計されています。
固定電話機を利用するため、
- 受付
- 事務所
- コールセンター
など、社内で電話対応を行う企業には適しています。
一方で、外出先や在宅勤務では利用しづらいケースもあります。
初期設備が必要
ビジネスフォンでは、
- 主装置
- 電話機
- 配線工事
などが必要になることがあります。
オフィス移転やレイアウト変更時には、配線や設定変更が必要になるケースもあるため、導入前に確認しておくことが大切です。
社内利用に向いている
社員が基本的にオフィスで勤務する企業では、ビジネスフォンでも十分に運用できます。
ただし、営業担当の外出やテレワークが増えている企業では、運用方法を工夫する必要がある場合があります。
クラウドPBXの特徴
インターネットを利用した電話環境
クラウドPBXは、クラウド上で電話システムを利用するため、オフィス内に大きな設備を設置する必要がない場合があります。
インターネット環境があれば利用できるため、柔軟な電話運用を実現しやすい点が特徴です。
スマートフォンやパソコンでも利用できる
クラウドPBXでは、スマートフォンやパソコンを電話端末として利用できるサービスもあります。
そのため、
- 外出先
- テレワーク
- サテライトオフィス
などでも会社番号を利用した電話対応が可能になります。
👉 「会社の電話をスマホで受けるメリット・デメリットとは？クラウドPBX活用のポイントを解説」
テレワークや外出先にも対応しやすい
社員の働く場所が変わっても、同じ電話環境を利用しやすいことはクラウドPBXの大きなメリットです。
電話対応のためだけに出社するといった状況を改善しやすく、柔軟な働き方にも対応できます。
👉 「テレワークでも電話対応はできる？クラウドPBXで実現する在宅勤務の電話環境」
どちらを選ぶべき？
ビジネスフォンがおすすめの企業
次のような企業では、ビジネスフォンが適している場合があります。
- 社員が基本的にオフィス勤務
- 固定電話中心で運用している
- 社内利用がメイン
- 現在の設備を継続利用したい
オフィス中心の運用であれば、大きな変更を行わず利用できるケースもあります。
クラウドPBXがおすすめの企業
一方で、次のような企業にはクラウドPBXが向いています。
- テレワークを導入している
- 営業担当の外出が多い
- 少人数で電話対応している
- スマホ内線を利用したい
- 電話対応を効率化したい
特に中小企業では、電話対応の負担軽減や業務効率化につながるケースも多くあります。
導入前に比較したいポイント
電話システムを選ぶ際は、価格だけではなく、運用面も比較することが重要です。
例えば、
コスト
初期費用だけでなく、保守や運用費用も確認しましょう。
運用方法
現在の電話対応方法と合っているかを確認します。
拡張性
社員数が増えた場合や拠点が増えた場合にも対応できるかを確認します。
メンテナンス
設定変更やトラブル時の対応方法も比較しておきましょう。
働き方との相性
今後の働き方に対応できるかも重要なポイントです。
👉 「固定電話は必要？中小企業が電話環境を見直すポイントとクラウドPBXの活用方法」
「どちらが優れているか」ではなく「自社に合っているか」
ビジネスフォンとクラウドPBXは、どちらが優れているというものではありません。
例えば、
- オフィス中心ならビジネスフォン
- 多様な働き方ならクラウドPBX
というように、企業の状況によって最適な選択は異なります。
電話対応の課題や将来の働き方まで考えた上で選ぶことが重要です。
👉 「クラウドPBXへの切り替えは難しい？導入前に知っておきたい5つのポイント」
まとめ｜自社に合った電話環境を選ぶことが重要
クラウドPBXとビジネスフォンは、それぞれ異なる特徴を持つ電話システムです。
重要なのは、新しいシステムを導入することではなく、自社の働き方や電話対応に合った環境を選ぶことです。
特に、テレワークや外出先対応、電話対応の効率化を進めたい企業では、クラウドPBXが有力な選択肢となるでしょう。
一方で、オフィス中心の運用で十分な場合は、現在の環境を活かす方法もあります。
まずは現在の電話環境を整理し、自社に必要な機能や運用方法を明確にすることが、電話環境見直しの第一歩です。
自社に合った電話環境を選びたい企業様へ
電話環境は、単純に「新しいシステムへ切り替えること」が目的ではありません。
現在の業務内容や社員の働き方、将来的な事業拡大も考慮しながら、自社に最適な環境を選ぶことが重要です。
クラウドPBXとビジネスフォンにはそれぞれ特長があり、企業ごとに適した選択肢は異なります。
「クラウドPBXとビジネスフォン、どちらが自社に合っているか分からない」
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執筆者：メディアマート株式会社 マーケティングチーム
クラウドPBX、セキュアブラウザ等のユニファイドコミュニケーションやネットワークセキュリティに関わる事業を約15年運営。業界の最新常識やトレンド情報を発信しています。